Kopl@ unterstützt die dezentrale Abwicklung von Projekten
von Dr. Götz-Andreas Kemmner und Martin Jürgens
Haben Sie keine Probleme in der Projektarbeit? Ein großer, wichtiger Teil unserer Personal-ressourcen wenden wir für Projekt- und Verwaltungsarbeiten auf. Je mehr Entwicklung und Dienstleistungen ein Unternehmen anbietet, desto mehr Projektarbeit fällt an. Doch damit nicht genug. Der Markt erfordert ein immer schnelleres Handeln. Somit steht jede Art von Projektarbeit, nicht nur Entwicklungsprojekte, unter erheblichem Zeitdruck. Die Projekte selbst werden immer komplexer und erfordern mehr Spezialkenntnisse und damit mehr Teammitglieder.
Die Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen, Zulieferern und Kunden, über Unternehmens-standorte, Länder und Kontinente hinweg wird immer wichtiger. Dies gilt seit langem für Großunternehmen, aber zunehmend auch für Mittelständler. Die Gebr. Wasserloos GmbH, mit ca. 60 Mitarbeitern Hersteller von Folgestanzwerkzeugen und Mitglied in dem hier be-schriebenen Projekt, entwickelt und liefert vom Standort Velbert aus Werkzeuge für das BMW-Werk Spartanberg in den USA. Die C.W. Hanebeck GmbH, ein weiteres Projektmit-glied, fertigt mit ebenfalls 60 Mitarbeitern Stanzteile und kooperiert mit einem Tochterunternehmen in Italien.
Für die Projektarbeit selbst bedeutet dies, daß es für Projektleiter, Mitglieder und Geschäfts-leitung immer schwieriger wird, den Überblick in den Projekten zu wahren. Aufgrund von fehlenden oder inkonsistenten Informationen (welches ist denn die aktuelle Version des Pro-tokolls?) nehmen Zeitbedarf und Kosten für Änderungen zu, Reisekosten und -zeiten explodieren.
Um an der Projektfront für Entspannung zu sorgen, arbeitet Abels & Kemmner in Zusam-menarbeit mit sechs Automobilzulieferunternehmen seit Juli 1999 an der Organisation und dem Aufbau einer internetbasierten Kooperationsplattform, die die dezentrale Abwicklung von Entwicklungsprojekten zwischen mehreren Unternehmen unterstützt.
Diese Kooperationsplattform, Kopl@ getauft, soll quasi ein gemeinsames virtuelles Büro dar-stellen, in dem alle Projektmitarbeiter zusammenarbeiten können, egal wo auf der Welt sie sitzen. In diesem gemeinsamen Büro befinden sich alle Projektdokumente und sonstigen In-formationen. Die Mitarbeiter werden bei der Suche nach Informationen von einem Suchsys-tem gezielt unterstützt, das einen laufenden Volltextindex erstellt und im Dialog komplexe Suchabfragen ausführen kann.
Wiederkehrende Organisationsabläufe sind in vordefinierten “Workflows” hinterlegt, die Anwender werden automatisch über sie betreffende neue oder geänderte Informationen und Dokumente informiert. Abwicklung und Transparenz eines Projektes werden durch eine ge-meinsame Aufgabenverwaltung und bei Bedarf auch durch eine gemeinsame Terminkoordination unterstützt.
Sofern es sich um Produktentstehungsprojekte handelt, wird der Produktentstehungsprozess durch Projektphasen mit Gate-Reviews und Tracking-Dokumenten strukturiert und kanali-siert. Somit bleiben die Projektaktivitäten nicht nur für die Projektbearbeiter und den Projekt-leiter transparent, sondern auch für Mitglieder eines erweiterten Projektteams, den Vertrieb und die Geschäftsleitung. Die Häufigkeit persönlicher Treffen kann reduziert werden und alle Betroffenen sind auf dem gleichen Informationsstand.
Um dieses umfangreiche Leistungsspektrum abzudecken, setzt Kopl@ auf dem e-Management-Tool Livelink® von Opentext auf. Entsprechend der Struktur von Livelink be-wegt sich der Benutzer von Kopl@ in drei Arbeitsbereichen. Im persönlichen Arbeitsbereich können Informationen hinterlegt werden, auf die nur der Anwender selbst Zugriff hat. In Pro-jektbereichen arbeiten die Projektteams zusammen, während der Unternehmensarbeitsbereich als Forum und Informationsquelle für alle Kopl@-Anwender zur Verfügung steht. In den drei Arbeitsbereichen wird mit den in Abb. 1 aufgeführten Objekten gearbeitet. Da in der Produktentwicklung die Vertraulichkeit von Daten und Informationen wichtig ist, bietet Kopl@ ein ausgefeiltes Berechtigungssystem. Benutzern können in Abhängigkeit von ihrer Gruppenzugehörigkeit und Ihrer Rolle in Projekten unterschiedliche Zugriffsrechte ein-geräumt werden, darüber hinaus können für jedes Objekt individuelle Zugriffsrechte festgelegt werden.
Die Arbeit mit Kopl@ erspart den Anwendern Mühe und Zeit, da Informationen einfacher und schneller beschafft werden können und Aufgaben seltener auf den eigenen Tisch zurück-wandern, um nachbearbeitet oder geändert zu werden (Abb. 2). Aus dem Blickwinkel des Unternehmens verbessert sich die Entwicklungseffizienz, Entwicklungszeiten werden verkürzt und Entwicklungskosten verringert.
Je mehr Projekte mit Kopl@ abgewickelt werden, je mehr Benutzer mit dem System arbeiten und je mehr Dokumente in Kopl@ hinterlegt werden, desto größer wird die Wissensbasis, auf die unternehmensintern und unternehmensübergreifend zurückgegriffen werden kann. Da Wert, Erfolg und Überlebensfähigkeit eines Unternehmens immer mehr von dem in einem Unternehmen verfügbaren Wissen bestimmt werden, gewinnt der Einsatz einer Kooperations-plattform heute strategische Bedeutung.
