von Martin Jürgens und Dr. Götz-Andreas Kemmner
Läuft Ihr Einkauf rationell? Oft werden im Einkauf Personalressourcen zu 70% für Verwaltungsaufgaben eingesetzt. Mit den verbleibenden 30% kommt der gewinnbringende Einkauf oft zu kurz. Mit Kopl@ lässt sich der Arbeitsaufwand bei der Beschaffung von Zeichnungsteilen drastisch verringern.
Einkäufer in vielen Unternehmen kennen die Situation noch immer: Um Angebote für ein Zeichnungsteil einzuholen, werden zahlreiche Unterlagen zusammengesammelt. Anschreiben, Zeichnungen, Formulare, Werksnormen und ergänzende Erläuterungen werden zusammengestellt, mehrfach kopiert und an eine infrage kommende Zahl von Lieferanten versandt. Kommen die Angebote von den Lieferanten zurück, müssen sie mühsam ausgewertet, durchgearbeitet und in ihrem Preiskomponenten verglichen werden. Bei solchen Aufgaben merkt man, dass acht Stunden Arbeitszeit schnell vorbeigehen. Der Abwicklungsaufwand beim Einkauf von Komplexteilen stellt nach wie vor eines der organisatorischen Hauptprobleme des Einkaufs dar. In vielen mittelständischen Firmen stecken die Einkäufer regelrecht in der Zeitfalle. Zeit für den gewinnbringenden Teil des Einkaufs, wie Preisverhandlungen, Suche und Bewertung von Lieferanten oder Planung von Aktionen fehlt. Die Folge: Es wird bares Geld verschenkt!
Dabei können viele Verwaltungsaufgaben automatisiert werden: Erstellen Sie nur noch eine Anfrage für alle Ihre Lieferanten? Werden Ihre Lieferanten über Ihre neuen Anfragen automatisch unterrichtet? Bekommen Sie alle Angebotsinformationen von Ihren Lieferanten per Internet übersandt und automatisch zum Vergleich aufbereitet? Läuft nach der Anfrage die Angebotsabgabe Ihrer Lieferanten bis zur Vertragsverhandlung per Workflow automatisch? Haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Anfrage bzw. der Angebot Ihrer Lieferanten? Lassen sich die eingegangenen Angebote über ausgewählte Reports automatisch vergleichen? Können Ihre Lieferanten Informationen über das aktuell günstigste unterbreitete Angebote abrufen?
Innerhalb der Kooperationsplattform Kopl@ wurde eine Einkaufsplattform für Komplexteile eingerichtet, die das Einholen und Vergleichen von Angeboten für das ausschreibende Unternehmen drastisch vereinfacht und den Zulieferern bessere Informationen über den Stand Ihres Angebotes und das gesamten Ausschreibungsprozesses bietet.
1Martin Jürgens ist Consultant bei Abels & Kemmner und dort im Rahmen der Collaborative Commerce Group u.a für die Konzeption von Kopl@ – Anwendungen verantwortlich, Dr. Götz-Andreas Kemmner ist Geschäftsführer
