Mit Unternehmensplanspielen die PPS erfolgreich restrukturiert
von Andreas Gillessen
Erfolgreiche Restrukturierungsprojekte erfordern ein hohes Maß an Verhaltensänderung bei den betroffenen Mitarbeitern. Um diese Änderungen herbeizuführen, sind Unternehmensplanspiele ein nützliches Hilfsmittel, wie diese Fallstudie belegt.
In einem Industrieunternehmen stand die Restrukturierung der Produktionsplanung und -steuerung an. Der Lieferbereitschaftsgrad sollte verbessert, die Bestände gesenkt und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Zum Start des Projektes wurde ein logistisches Unternehmensplanspiel eingesetzt, um verschiedene Alternativen in den Prozessabläufen durchzuspielen und die Ergebnisse zu analysieren und zu bewerten. Darüber hinaus sollte gleich zum Start des Projektes ein Bewusstsein und eine Offenheit für die dringende Notwendigkeit von Änderungen in den Abläufen herbeigeführt werden.
Runde eins beginnt. Der heutige Ablauf wird durchgespielt. Es kommt zu Engpässen in der Fertigung. Die Fertigungsbereiche sind kapazitiv nicht aufeinander abgestimmt. Darüber hinaus treten Qualitätsprobleme auf. Am Ende der Runde erhält kein Kunde seine Ware zur gewünschten Zeit. Die ausgelieferten Produkte waren sogar z. T. mit Qualitätsmängeln behaftet.
Unternehmensplanspiele
- schaffen Verständnis für Zusammenhänge
- fördern Aktivität und Umsetzungsbereitschaft
- verbessern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit
= Ausgangsbasis für Restrukturierungen
In der nächsten Runde werden die Kapazitäten zwischen den Bereichen zum Ausgleich gebracht. Es wird eine prozessbegleitende Qualitätskontrolle eingeführt. Weil die Kunden eine Belieferung im festen Rhythmus verlangen, werden die Fertigungsaufträge diesem Rhythmus entsprechend eingelastet. Die Analyse der zweiten Runde bringt bereits erste Verbesserungen. So kann der Produktionsausstoß um 63 % erhöht und die Fertigungsqualität um 43 % verbessert werden. Die Basis für die Verbesserungen bewegte sich jedoch noch auf einem sehr niedrigen Niveau.
Obwohl die Fertigungsaufträge jetzt zeitlich entsprechend der Marktnachfrage eingelastet wurden, kann jedoch nur ein völlig unakzeptabler Lieferbereitschaftsgrad von 20 % erreicht werden. Außerdem sind die Bestände nur geringfügig niedriger und die Durchlaufzeit noch viel zu lang. Die Diskussion setzt ein. Warum fertigt nicht ein Mitarbeiter jeweils das komplette Produkt? Können nicht einzelne Fertigungsbereiche zusammengelegt werden? Warum entstehen Bestände vor den Arbeitsplätzen, obwohl die Arbeitsinhalte ausgeglichen und die Lieferungen der externen Lieferanten auf die Auftragseinlastung abgestimmt sind? Warum produzieren wir immer noch zu viel schlechte Qualität? Eine kontinuierliche Einlastung der Fertigungsaufträge garantiert nicht eine Auslieferung / einen Ausstoß im gleichen Rhythmus. Wir sollten ziehen statt drücken! In den Fertigungsbereichen dürfen nur fest definierte Mengen an Behältern liegen. Und, und, und, ….
In der dritten sowie den nachfolgenden Runden werden diese und weitere Maßnahmen umgesetzt und ausgetestet. Sukzessiv können die Kennzahlen gesteigert werden, bis in der letzten Runde beinahe alle Ziele erreicht werden: Liefertreue 97 %, Fertigungsqualität 88 % (noch nicht ausreichend), Bestandsreduzierung 54 %, Durchlaufzeitverringerung je Produkt von 13,6 Min. auf 2,9 Min. (-78 %).
Die dargestellten Ergebnisse zeigen, dass der Einsatz des Planspiels im Ergebnis äußerst erfolgreich war. Aber auch als Hilfsinstrument bei Veränderungsprozessen sind Planspiele besonders effizient. Gegenwärtig entwickelt A&K in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Köln und dem Institut für Produktionstechnik und -organisation (IPO) an der FH Köln ein Planspiel, das in einem echten “Produktionsunternehmen für handlungsorientiertes Lernen” (PHL) durchgeführt wird. Ein Planspiel am “lebenden Objekt”.
Warum Planspiele bei Veränderungsprozessen besonders effizient sind
Unternehmensplanspiele sind ein sehr nützliches Instrument zur Wissensvermittlung und zur Veränderung des Mitarbeiterverhaltens. Insbesondere bei anstehenden Restrukturierungsvorhaben kann ein solches Instrument die Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement sein und während der Umsetzungsphase hilfreiche Dienste erweisen. Damit wird die Grundlage für eine nachhaltige und erfolgreiche Veränderung gelegt. Allerdings muss betont werden, dass die eigentliche Arbeit der Restrukturierung in der Detailkonzeption und in der Umsetzung der erarbeiteten Konzepte liegt und dass das Planspiel “nur” ein Hilfsinstrument, wenn auch ein sehr effizientes, für ein erfolgreiches Projektmanagement sein kann. Der Kern ist dabei die Tatsache, dass alle Theorie grau ist. Eine Änderung im Denken und Handeln der Mitarbeiter kann schneller, kostengünstiger und nachhaltiger durch das Sammeln eigener Erfahrungen erreicht werden. Der Unternehmensalltag ist dafür jedoch nicht geeignet. Die Kosten für Fehlentscheidungen, der Zeitaufwand und die Dauer zur Erreichung von Ergebnissen wären um ein Vielfaches höher als das Simulieren verschiedener Situationen in einer “Modellwelt” eines Unternehmensplanspiels. Als Kickoff-Veranstaltung und zur projektbegleitenden Unterstützung sind Unternehmensplanspiele daher ein nützliches Instrument um Motivation, Veränderungsbereitschaft und Verständnis für die Zusammenhänge und Interdependenzen von Prozessänderungen bei den Mitarbeitern zu erreichen.
Der Nutzen im konkreten Projekt
Spielerisch haben die Teilnehmer die Zusammenhänge und Wirkungsweise ihrer eigenen Entscheidungen schnell und einprägsam erlebt. In jeder neuen Spielrunde hatten sie eine andere Zuständigkeit. Das Verständnis für die Probleme der jeweils anderen Unternehmensbereiche wurde so innerhalb nur einer Spielrunde selbst “physisch” erfahrbar. Das Umfeld des Unternehmensplanspiels hat die Mitarbeiter spielerisch “gezwungen”, ganzheitlich zu denken, nämlich bei Planung und Entscheidung
- alle “relevanten” Daten zu erkennen und einzubeziehen
- die Auswirkungen ihrer Entscheidungen möglichst gut zu “antizipieren”
- ausgewogene Entscheidungen zu treffen, um auftretende Zielkonflikte zu minimieren
Darüber hinaus wurden Aspekte wie
- die Auswahl, Durchführung und Bewertung von Verbesserungsmaßnahmen,
- die Analyse von Verbesserungspotenzialen der einzelnen Maßnahmen
- der Abbau von Vorurteilen sowie
- die Wissensvermittlung, Teamwork und Motivation
durch diesen Workshop angesprochen und verbessert.
Der Planspielleiter
Der erfolgreiche Einsatz eines Unternehmensplanspiels hängt von vielen Faktoren ab. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch eindeutig in der Hand des Planspielleiters. Ein erfahrener Leiter wird immer leistungsmotivierende Lernerfolge erzielen.
Die Situation, dass ein Teilnehmer dem Planspielleiter im Vertrauen mitteilt, er sei gegen die Gruppenentscheidung gewesen, ist eine bekannte Situation. Sie tritt meist dann auf, wenn ein oder mehrere Planspieldurchläufe von Erfolglosigkeit geprägt sind. In der realen betriebswirtschaftlichen Situation kommen Probleme oft nur langsam zum Vorschein. In der Welt der Unternehmensplanspiele geschieht dies meist sehr schnell. Eine Fehlentscheidung kann bereits zum Konflikt, verdeckt oder offen, führen.
In solchen Situationen ist der Planspielleiter gefordert. Es muss Teilnehmer wieder in die Gruppe zurückführen können, mit dominanten und profilierungsbedürftigen Teilnehmern umgehen können. Dafür ist eine gute Portion Einfühlungsvermögen notwendig sowie die Fähigkeit Konfliktsituationen durch Motivation der Teilnehmer überwinden zu können.
Er muss darüber hinaus das Zahlengerüst des Unternehmensplanspiels zuverlässig beherrschen und in den Bereichen Produktionsorganisation und -logistik ein ausgewiesener Fachmann sein. Seine Fähigkeit, Wissen und Fachkenntnisse weitergeben zu können, sind von entscheidender Bedeutung für den Lernerfolg der Teilnehmer. Diese müssen betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und Interdependenzen schnell verstehen, leicht erlernen und außerdem ihre Entscheidungen auf einer fundierten betriebswirtschaftlichen Datenbasis treffen können.
Neben der für ein Unternehmen schwierigen Auswahl eines für die spezifische Situation geeigneten Unternehmensplanspiels, ist die Durchführung des Planspiels und damit der Planspielleiter entscheidend für den Start in ein erfolgreiches Projektmanagement betrieblicher Restrukturierungsmaßnahmen.
