Trovarit schließt Kooperationsvertrag mit Abels & Kemmner zur systematischen Auswahl und Einführung von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen
Die Entscheidung für ein ERP-, PPS- und/oder Warenwirtschaftssystem ist zunehmend eine für ein ganzes Unternehmensleben, zumindest aber eine für viele Jahre. Gleichsam ist sie eine ebenso schwierige wie heikle Aufgabe und nichts für Ungeübte.
Einerseits ist der Software-Markt aufgrund der zahlreichen Angebote, die zudem nur schwer verglichen werden können, sowie seiner hohen Dynamik kaum überschaubar, andererseits stellen die Anwendungen vielfach einen elementaren Bestandteil der betrieblichen Infrastruktur und Organisationsabläufe dar, so dass eine Fehlentscheidung nicht nur aufgrund der hohen Investitionsvolumina weitreichende Folgen haben kann. Eine qualifizierte Auswahl von ERP-, PPS- oder Warenwirtschaftssystemen erfordert deshalb ein systematisches Vorgehen und viel Erfahrung.
Mit der Zertifizierung als “IT-M-consultant” der Trovarit AG wurde Abels & Kemmner in die kleine aber feine Truppe von Beratern aufgenommen, die sich mit der Auswahl von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen bestens auskennen. Trovarit empfiehlt diese Berater den potenziellen Nutzern der Datenbank IT-Matchmaker. IT-Matchmaker ist in Hinblick auf Aktualität und Detailliertheit der Kriterien die in Deutschland führende Datenbank für die Auswahl von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen.
Die ERP-Auswahlspezialisten von Abels & Kemmner beschäftigen sich seit über 15 Jahren mit dem Vergleich, der Auswahl und der Optimierung von ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen und nutzen seit dessen Verfügbarkeit hierfür den IT-Matchmaker. Die IT-M-Zertifizierung würdigt die jahrelangen Erfahrungen von Abels & Kemmner bei der systematischen und anbieterunabhängigen Auswahl von ERP-Systemen.
Wie man systematisch ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssysteme auswählt und einführt, soll im Folgenden genauer betrachtet werden:
Am Anfang steht die Definition der Soll-Anforderungen
Wer ein neues ERP-System sucht, muss zuerst einmal wissen, was er will.
Der größte Teil der Anforderungen an ein neues System muss aus den Organisationsabläufen abgeleitet werden, die zukünftig mit Hilfe des auszuwählenden Systems unterstützt werden sollen. Um die richtigen Anforderungen an ein ERP-System formulieren zu können, müssen deshalb die Organisationsabläufe (“Geschäftsprozesse”) erfasst und mitunter auch “geradegezogen” werden, denn falsche Organisationsabläufe führen zu falschen Anforderungen und damit falschen ERP-Systemen, die dann ihrerseits die falsche Organisation zementieren. Wie wichtig die Analyse der Organisationsabläufe ist, zeigt der Vergleich zweier nordrhein-westfälischer Automobilzulieferer. Beide Konkurrenten fertigten bei ungefähr gleicher Größe von etwa 600 Mitarbeitern die gleichen Produkte für dieselben Kunden. Während in dem einen Unternehmen die Organisationsabläufe gezielt von dem eingesetzten ERP-System unterstützt wurden, hatte man im zweiten Unternehmen versucht, mit dem ERP-System die eingefahrenen Organisationsabläufe nachzubilden. Dies verursachte jährliche Mehrkosten von 500.000 Euro, wie ein Benchmarking zeigte. Insofern ist die Optimierung der Geschäftsabläufe kein Beratertrick, um Honorare einzustreichen, sondern ein notwendiges Übel, das man mindestens bei der Einführung von ERP-Systemen über sich ergehen lassen sollte. Und auch ein weiteres Argument spricht dafür: Unternehmen, die heute eine neues ERP-System suchen hatten ihr bisheriges System im Durchschnitt 7 bis 10 Jahre im Einsatz. Keiner wird leugnen, dass sich die Umfeldbedingungen in dieser Zeit grundlegend geändert haben. Niemand wird aber glaubhaft belegen können, dass man auf diese Veränderungen 100-prozentig reagiert hat, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und bestehende Abläufe schleifen sich ein. Auch ist der Wechsel- oder Einführungswunsch eines ERP-Systems immer ein Indiz dafür, dass eine Veränderung notwendig und gewünscht ist. Die Digitalisierung der Abläufe im ERP-System sichert lediglich den Produktivitätsgewinn, die vorausgehende Optimierung der Organisationsabläufe schafft ihn. Sind die zukünftigen Geschäftsprozesse definiert, müssen jedoch noch zwei Fragenkomplexe beantwortet werden:
1. Zum einem müssen die betrieblichen und strategischen Randbedingungen des Unternehmens beachtet werden. Dies können beispielsweise Anforderungen an die Größe eines ERP-Anbieters oder an die zu nutzende Hardware-Plattform sein. Einen umfangreichen Fragenkatalog hat Abels & Kemmner hierzu im Laufe der Jahre aufgestellt und verfeinert.
2. Zum anderen müssen auch organisatorische und technische Integrations- oder Schnittstellen-Anforderungen seitens der technischen, kaufmännischen und administrativen Softwaresysteme (z.B. CAD, Finanzbuchhaltung) berücksichtigt werden.
Sind diese Aufgaben gemacht, müssen die gewonnenen Erkenntnisse in den Kriterienkatalog des it-matchmakers übersetzt werden, bevor man die große Zahl der am Markt verfügbaren ERP-Systeme auf ihre Eignung für die Belange des eigenen Unternehmens überprüfen kann.
Die Datenbankabfrage
Aufgrund der großen Zahl am Markt vertretener Systeme, greift Abels & Kemmner in einer Vorauswahlphase auf die Datenbank des IT-Matchmakers der Trovarit AG, Aachen, zurück. Diese laufend gepflegte Datenbank stellt den aktuellsten Überblick über die relevanten am Markt angebotenen ERP- und PPS-Systeme dar. Sie ist aufgrund der großen Anzahl hinterlegter Kriterien differenziert in der Auswahl aber komplex in der Interpretation der Anforderungskriterien.
Bei der Auswahl von ERP-Systemen werden jedoch häufig nicht nur geeignete auftragsabwicklungsorientierte Module aus dem Bereich der Produktionsplanung- und -steuerung gesucht. Die ERP-Systeme sollen auch den Erfordernissen des Finanz- und Rechnungswesens gerecht werden. Aus diesem Grunde hat Abels & Kemmner im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens die funktionalen Kriterien des IT-Matchmakers um weitere Kriterien ergänzt. In der Praxis zeigt sich dabei des öfteren, dass die Belange der PPS und des Finanz- und Rechnungswesens konträr laufen. Systeme, die die Anforderungen der einen Seite abdecken, genügen den Erfordernissen der anderen Seite nicht. Tritt dieser Effekt bei der funktionalitätsorientierten Vorauswahl geeigneter Softwaresysteme auf, so empfiehlt es sich, zuerst einmal zu definieren, welcher Seite im Zweifelsfall der Vortritt gelassen werden sollte. Bei der Endauswahl, die sich nur noch mit 2 bis 3 Systemen auseinandersetzen sollte und diese detailliert betrachtet, können dann zusammen mit den Systemanbietern Lösungsansätze erarbeitet werden, wie die Lücke geschlossen werden kann.
Die Analyse der Favoriten
Stehen am Ende der Vorauswahlphase zwei bis drei ERP-Systeme fest, die laut IT-Matchmaker die funktionalen Anforderungen erfüllen, gilt es in einer sich anschließenden Endauswahlphase die vorselektierten Systeme in Workshops mit den Systemanbietern durch Systempräsentationen und detaillierte Testfahrpläne auf Basis eigener betrieblicher Daten noch genauer zu analysieren. Qualität und Aussagefähigkeit dieses Projektschrittes hängen stark von der Qualität des Testfahrplans ab. In ihn sollte deshalb einige Mühe investiert werden.
An die Systemtests sollten sich Besuche bei Referenzanwendern anschließen. Diese Besuche ergänzen die Prozessbetrachtung um wichtige Informationen zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Handlichkeit des Systems im Praxisbetrieb.
Sofern sich in der Vorauswahl der Erfüllungsgrad eines Favoritensystems deutlich von den anderen Systemen abhebt und dieses System auch im Preis-Leistungsverhältnis weit vorne liegt, kann man sich bei den weiteren Betrachtungen der Endauswahl zuerst einmal auf dieses System konzentrieren. Abhängig von den Ergebnissen des Systemtests und des oder der Anwenderbesuche wird dann entschieden, ob weitere Systeme in die Endauswahl mit einbezogen werden sollen.
Die Endauswahlphase ist mit der Systementscheidung jedoch noch nicht beendet. Abschließend gilt es, aus den funktionalen Kriterien der Vorauswahlphase und den Ergebnissen und Abstimmungen der Endauswahlphase einen Anforderungskatalog zusammenzustellen, der als vereinfachtes Lastenheft mitgeltende Vertragsgrundlage zwischen Systemanbieter und Unternehmen wird.
Die funktionale Eignung stellt allerdings nur eine notwendige, nicht aber eine hinreichende Anforderung an ein ERP-System dar. Ziel muss es sein, dem Unternehmen zu einem Softwaresystem zu verhelfen, das die benötigten Leistungen möglichst kostengünstig liefert. Dieses Ziel macht es einerseits erforderlich, vor dem Hintergrund der funktionalen Anforderungen, die Systeme mit den besten Preis-Leistungsverhältnissen zu identifizieren und andererseits den ausgewählten Systemlieferanten zu überzeugen, möglichst viele funktionale Anpassungen in den zukünftigen Standard zu übernehmen. Auf diese Weise stellt die Leistung des Beraters bei einer Softwareauswahl nicht nur eine Art “Versicherungsprämie” für eine funktional richtige Systementscheidung dar, sondern amortisiert sich durch die gewonnenen Einsparungen bei den zukünftigen Invest- und Betriebskosten.
Die Summe der Vorteile einer systematischen ERP-Auswahl
Die systematische Auswahl eines ERP-Systems bietet nicht nur die Gewähr, ein geeignetes System ausgewählt zu haben. Das Verfahren stellt auch sicher, dass die Rationalisierungseffekte, die sich das Unternehmen von der Systemeinführung verspricht, nicht durch die einmaligen und laufenden Kosten des Systems wieder aufgefressen werden. Des Weiteren werden Diskussionen über versprochene Funktionalitäten und zu bezahlende Anpassungsaufwendungen während der späteren Systemeinführung weitgehend vermieden. Auch kann das System auf diese Weise schneller und kostengünstiger eingeführt werden, da die notwendigen Anpassungen frühzeitig erkannt werden und die resultierenden Kosten zu einem Zeitpunkt verhandelt werden können, zu dem der Kunde und nicht der Systemanbieter am längeren Hebel sitzt. Deshalb rechnet sich eine systematische, von erfahrenen Fachleuten unterstützte Systemauswahl immer.
