Effiziente Beschaffungsprozesse laufen automatisiert

von Dr. Bernd Reineke

Das Optimieren von Beschaffungsprozessen zwecks Liquiditätsverbesserung durch Reduzierung von Beständen und Steigerung der Lieferbereitschaft führt überwiegend zu kleineren Losen und kürzeren Wiederbeschaffungszyklen. Softwaretools wie DISKOVER automatisieren diese für die Liquidität und Kundenzufriedenheit optimalen Beschaffungsprozesse und helfen so dem Disponenten, trotz steigender Anzahl der Vorgänge effizienter als zuvor zu arbeiten.

Vor allem Anbieter von Sofort- und Lagerprogrammen kennen das Problem: Um ständig lieferfähig zu sein, ist das Lager bis zum Rand gefüllt, und dennoch fehlen ausgerechnet die Artikel, die der Kunde gerade so dringend braucht. Darunter leidet die Profitabilität des Unternehmens: geringer Cash-Flow durch gebundenes Kapital, dadurch geringe finanzielle Flexibilität, hohe Kapitalkosten und erhöhte Logistikkosten. Häufig kommen erschwerende Faktoren hinzu, die nicht zuletzt aus den branchenspezifischen Gegebenheiten resultieren: z.B. hohe Variantenvielfalt, saisonales Absatzverhalten oder Schwankungen in der Ausbeute bei Prozessfertigern.

In zahlreichen Projekten hat Abels & Kemmner Konzepte erarbeitet sowie Methoden und Verfahren entwickelt, um trotz erschwerender Randbedingungen zu besseren Betriebergebnissen zu kommen. In unserem Schwerpunkt Supply Chain Management ergeben sich häufig Bestandssenkungs- und Einsparpotenziale, die einen deutlichen Liquiditätssprung bringen und Kostenreduzierungen ermöglichen, so dass sich diese Projekte innerhalb kurzer Zeit rechnen.

Aber die besten Ergebnisse zählen nichts, wenn die Konzepte nicht umgesetzt werden können. Und gerade bei der Umsetzung fängt die Arbeit an: die neuen Abläufe müssen geschult, verstanden und verinnerlicht werden. Aufgabenbereiche können sich ändern bzw. neu verteilt werden. Auch das Arbeitsvolumen kann sich drastisch ändern: wenn beispielsweise Bestände zu senken sind, geht dies nicht selten einher mit kürzeren Bestell- und Fertigungszyklen sowie kleineren Losgrößen bzw. Bestellmengen. Dabei liegt auf der Hand, dass die Zahl der Fertigungs- und Bestellpositionen steigt und damit eben auch der Aufwand zur Erstellung und Bearbeitung dieser Positionen. Damit die bei der Bestandsreduzierung kalkulierten Einsparpotenziale nicht wieder durch die erhöhten Aufwände in der Administration aufgefressen werden, sind Maßnahmen zur Aufwandsreduzierung zu erarbeiten. Automatisierung heißt das Schlüsselwort. Was in Produktion und Logistik bereits gang und gäbe ist, findet nun auch verstärkt Einzug in die vorgelagerten administrativen Aufgabenbereiche.

Welche Möglichkeiten zur Automatisierung hier bestehen, hängt vornehmlich von den eingesetzten IT-Systemen ab. Da es sich in der Regel um Standardsysteme handelt, stößt man sehr schnell an die Grenzen des Machbaren. Die Umsetzung ohne zusätzliche Anpassungen oder Ergänzungen ist dann kaum noch möglich. Die Anpassung der IT-Systeme ist mit entsprechend hohen Aufwendungen verbunden, oft sind sie gar nicht durchsetzbar.

In solchen Fällen empfiehlt sich bei der Automatisierung der Dispositions- und Beschaffungsprozesse der Einsatz von etablierten Software-Tools wie DISKOVER.

Daher fahren viele Unternehmen die Strategie, erkannte Lücken im IT-Umfeld gezielt durch Speziallösungen zu füllen. Im Bereich Bestandsmanagement konnten in vielen Projekten die Defizite mit dem Optimierungstool DISKOVER ausgeglichen, ja sogar noch verbessert werden. DISKOVER bietet alle Voraussetzungen, die Prozesse von der Planung über die Disposition bis zu den Bestellvorschlägen zu optimieren. Insbesondere die Möglichkeiten zur automatischen Optimierung der Beschaffungsparameter sprechen für DISKOVER als Ergänzung für Standard ERP-Systeme. So passt DISKOVER beispielsweise logistische Parameter in Abhängigkeit des Verbrauchsverhaltens eines Artikels eigenständig an, ermittelt die optimalen Prognoseverfahren und optimiert die Verfahrensparameter innerhalb des zulässigen Rahmens.

Die Einbindung von DISKOVER in die IT-Strukturen der Unternehmen gestaltet sich relativ einfach und ohne großen Aufwand. Während die bestehenden IT-Systeme und DISKOVER im Standard verbleiben, dienen zur Kopplung der Systeme bestehende Übernahmeprogramme, die sich mit geringem Aufwand anpassen lassen. Je nach Anforderungen können in diesen Schnittstellenprogrammen zusätzliche Logiken eingestellt oder ergänzt werden, die zur weiteren Optimierung der Prozesse beitragen.

Beispielsweise können Liefertermine der Bestellvorschläge an die Anliefertage der Lieferanten angepasst werden. Bestellmengen können unter Berücksichtigung von Preisstaffeln optimiert werden. Oder Bedarfe auf Baugruppen- oder Erzeugnisebene können über die Stücklistenauflösung auf Komponenten heruntergebrochen werden. Ziel dabei ist es immer, die Disponenten und Einkäufer zu entlasten und die Ergebnisse möglichst ohne weitere Änderung zu übernehmen. Damit ist die Grundlage zur Automatisierung der Prozesse gegeben.

Natürlich ist die Überwachung automatisierter Prozesse unabdingbar. Daher sind Regelwerke und Indikatoren zu erarbeiten, die verhindern, dass Prozesse aus dem Ruder laufen. Werden also bestimmte Schwellwerte überschritten oder Ereignisse ausgelöst, gibt es eine Meldung direkt auf den Bildschirm des Verantwortlichen, der sich des Problems annehmen kann. Wird beispielsweise mit einer Bestellung eine zulässige Reichweite überschritten, muss der Verantwortliche entscheiden was zu bestellen ist.

Somit können sich die Verantwortlichen auf solche Ausnahmemeldungen konzentrieren, während das Standardgeschäft ohne Unterbrechung abgewickelt wird.