Von Überbeständen erkennen bis hin zum richtigen Lieferbereitschaftsgrad
Götz-Andreas Kemmner
In unserem Leitfaden zur Bestandsoptimierung gibt der Autor, basierend auf in vielen Projekten gesammeltem Wissen, wertvolle Anregungen, mit denen sich Überbestände und damit liquide Mittel vermeiden lassen. Im vorliegenden ersten Teil der Serie stehen das Erkennen von Überständen und Bestandstreibern auf dem “Stundenplan”. Der zweite und abschließende Teil erscheint in F+H 7-8/2008. Darin erfahren Sie unter anderem wissenswertes zum Thema reichweitenorientierte Disposition. Um die Dringlichkeit des Themas Bestandsreduzierung deutlich zu machen, wurde in diesem Beitrag die Form der direkten Anrede gewählt.
Bestände binden Kapital, viel Kapital: Im Durchschnitt können Unternehmen des produzierenden Gewerbes durch eine 20-prozentige Verringerung ihrer Bestände ihre Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten um 27 Prozent verringern oder dieses Kapital zur Wachstumsfinanzierung nutzen. Bestände kosten auch Geld; viel Geld: Addiert man alle Kosten der Lagerhaltung zusammen, so belaufen sich die jährlichen Aufwendungen für die Lagerhaltung nicht selten auf 19 bis 30 Prozent des Bestandswerts.
Glücklicherweise, so denken nicht wenige Unternehmen, schaffen Bestände wenigstens Lieferbereitschaft. Dies wäre richtig, wenn der Kunde nur “irgendetwas” haben wollte. Leider aber haben die meisten Kunden klare Vorstellungen und erwarten ganz bestimmte Artikel, Materialien und Produkte, sodass es Ihnen mit den Lagerbeständen im Unternehmen nicht anders geht als mit z. B. den Müsli-Beständen zuhause: Immer bemüht, alle Müslisorten vorzuhalten, die das Kinderherz begehrt, brechen die Vorratsregale fast zusammen. Doch die beiden einzigen Müslisorten, die bei den Kindern auf der Frühstückskarte ganz oben anstehen, fehlen natürlich.
Halten wir fest: Überbestände kosten viel unnötiges Geld und verbessern die Lieferbereitschaft nicht. Doch wie lassen sich Überbestände vermeiden? Wir alle “knüppeln” regelmäßig unsere Bestände nach unten, doch kaum schauen wir weg, wachsen sie wieder wie Unkraut im Garten.
Das Bestandsmanagement ist in vielen Unternehmen eine Tragödie und das Scheitern des tragischen Helden (Disponenten) ist unausweichlich. Bestände zu senken und nachhaltig niedrig zu halten, ist nicht einfach, aber machbar und, so die gute Nachricht, das tragische Scheitern kann vermieden werden, wenn man eine Reihe von Tipps beachtet und sich zu gegebener Zeit vielleicht auch von erfahrener Seite helfen lässt. In den meisten Tragödien steht den Helden diese Möglichkeit offen, doch sie nutzen sie nicht.
Tipp Nr. 1: Erkennen Sie Ihre Überbestände
Wie groß sind die Überbestände in Ihrem Unternehmen, bei Rohwaren, Halbfabrikaten und Fertigwaren? Wenn Sie in puncto Bestandsentwicklung nicht wissen, wo Sie hinwollen, können Sie auch nicht wissen, wann Sie ankommen werden. Wenn Sie nicht wissen, welcher Artikel Überbestand hat, können Sie auch nicht wissen, bei welchem Artikel Sie Bestände abbauen können.
Die wenigsten Unternehmen wissen, wie groß ihre Überbestände sind. Sie müssen im ersten Schritt aus dieser Frage keine wissenschaftliche Arbeit machen. Da Sie ja genug Geld haben, sonst würden Sie wohl nicht so großzügig mit Ihren Beständen umgehen, können Sie diese Frage auch von einem Berater klären lassen. Nach 20 000 bis 30 000 Euro Projektkosten, bei Großunternehmen dürfen es auch gerne ein oder zwei Nullen mehr vor dem Komma sein, wissen Sie dann genau, wie viel Bestände Sie zu viel haben, aber immer noch nicht, wie Sie diese systematisch loswerden.
Aus vielen Jahren Erfahrung haben wir ein recht pragmatisches und doch genaues Verfahren zur Abschätzung von Überbeständen ermittelt, das wir Unternehmen für erste Analysen kostenlos zur Verfügung stellen.
Nur einen Teil der ermittelten Überbestände, Faustregel 30 bis 50 Prozent, werden Sie mit “Bordmitteln” heben können. Damit haben Sie aber zumindest die Liquidität gewonnen, um sich für den restlichen Weg den Rat eines Retters (siehe Tragödie) leisten zu können.
Tipp Nr. 2: Erkennen Sie Ihre Bestandstreiber
Wenn Sie wissen, wo die Überbestände liegen, können Sie im nächsten Schritt die Zauberfrage stellen: “Warum …?” Jeder Überbestand hat seine Geschichte und einige davon sind sogar wahr. Doch selbst aus diesen Geschichten, lassen sich Lehren fürs Leben ziehen. Gehen Sie systematisch durch die Artikel mit den höchsten Überbeständen und fragen Sie bei jeder Geschichte fünfmal nach dem Warum. Nach einiger Zeit haben Sie einen Katalog an bestandsverursachenden Parametern, wir nennen sie “Bestandstreiber” zusammen. Manche der Bestandstreiber stellen böse Hexen dar, die nicht so einfach zu verbrennen sind. Normalerweise sind jedoch auch einige Bestandstreiber darunter, die sich einfacher und kurzfristig eliminieren lassen.
Wie bei einer Diät gibt es auch bei der Bestandsreduzierung drei Stoßrichtungen, die gemeinsam angegangen werden müssen, damit sich die neue Figur langfristig halten lässt. Recht einfach ist es manchmal noch, Prozesse richtig zu organisieren (= gesund kochen). Ist es unabdingbar, dass Kunden die fertigen Produkte, die zuvor mit Überstunden termingerecht “durchgeknüppelt” worden sind, vier Wochen herumstehen lassen dürfen, ohne sie abzuholen und zu bezahlen?
Richtig zu disponieren (= in Maßen essen) kann schon ziemlich schwierig werden. Spätestens daran, den Lebensstil eines Unternehmens, sein Planungs- und Steuerungsprinzip, zu ändern, scheitern viele Bestandsdiäten. Doch denken Sie positiv und nutzen Sie die Chancen der folgenden Tipps.
Tipp Nr. 3: Stellen Sie ausreichende Datenqualität sicher
Zugegeben, das ist kein origineller Vorschlag. Es mag zwar einfacher sein, Wiederbeschaffungszeiten, Losgrößen, Mindestbestellmengen und weitere logistische Parameter munter auszuwürfeln, anstelle sie korrekt zu messen oder abzustimmen und in den Stammdaten zu hinterlegen. So hören wie häufig bereits bei einfachen Überbestandsanalysen den Spruch: “Wir müssen erst noch die Wiederbeschaffungszeiten anpassen, ehe wir die Daten bereitstellen können.” Banken sind Gott sei Dank, etwa fantasieloser und schlampern nicht mit gleicher Freude die Stamm- und Kreditdaten mancher Disponenten und Einkäufer durcheinander, wie diese die Stammdaten Ihres Unternehmens.
Eine systematische Disposition lässt sich jedoch nur auf sauberen Daten aufbauen. Selbst wenn die Disponenten alle wichtigen Stammdaten vermeintlich im Kopf haben, werden Sie feststellen, dass alleine die Bereinigung der Materialstammdaten wieder einige Überbestände weg schmelzen lässt. Ohne ausreichende Datenqualität im ERP-System können Sie den nächsten Tipp direkt überspringen.
Tipp Nr. 4: Geben Sie Ihrem ERP-System eine Chance
Auch wenn es heute keiner mehr gewesen sein will: Irgendwann hat jemand Ihr ERP-System für teures Geld gekauft. Anstatt das System als goldene Schreibmaschine oder Luxus-Zettelkasten zu nutzen, sollten sie ihm noch eine Chance geben. Häufig stellen wir fest, dass die Unternehmen die möglicherweise beschränkten, aber doch vorhandenen Möglichkeiten ihres ERP-Systems im Bereich der Materialplanung und Disposition kaum nutzen. “Früher”, hat ein mal eine Logistikleiterin zu mir gesagt, “haben wir manuell disponiert. Jetzt nutzen wir unser ERP-System. Die Ergebnisse sind mäßig, … aber wenigstens nicht mehr saumäßig.” Folgen Sie dem Beispiel dieser Dame, trauen Sie Ihrem ERP-System etwas mehr zu. Viele ERP-, PPS- bzw. Warenwirtschaftssysteme leisten zwar erstaunlich wenig im Bereich der Bedarfsplanung und Disposition, doch könnte man mit den Ergebnissen leben, wenn man die Systeme nur einmal in Ruhe ließe und nicht ständig übersteuerte.
Gegenüber Bedarfsplanung und Materialdisposition bietet ein ERP-System zwei entscheidende Vorteile: Einerseits ist es emotionsfrei und andererseits macht es Fehler systematisch. Systematische Fehler lassen sich einfacher beseitigen als die unwillkürlichen Fehler durch Handarbeit.
Tipp Nr. 5: Akzeptieren Sie Stock-outs
Egal was Sie anstellen und egal wer sie fordert: Es gibt keine “Never out of Stock”-Artikel. Bestenfalls gibt es “Möglichst never out of Stock”-Artikel. Die Lieferbereitschaft jedes Artikels im ganzen Universum liegt statistisch unter 100 Prozent. Deshalb ist es durchaus korrekt, wenn Artikel gelegentlich out of stock sind. 98 Prozent Lieferbereitschaft bedeuten, dass ich genau zwei Prozent weder liefern kann noch liefern will. Wenn Sie bei 98 Prozent geforderter Lieferbereitschaft 99 Prozent erreichen, sind Sie nicht gut, sondern Sie verschwenden Kapital für Überbestände. Je unregelmäßiger ein Artikel nachgefragt wird, desto stärker explodiert der notwendige Bestand mit jedem Prozent Lieferbereitschaft mehr. In fast jedem Unternehmen gibt es Artikel, bei denen 99 Prozent Lieferbereitschaft den doppelten Bestand gegenüber 98 Prozent Lieferbereitschaft erfordern würden. Aus diesem Grunde sollten Sie sich genau darüber im Klaren werden, welche Lieferbereitschaft Sie bei welchen Artikeln benötigen und schon sinken Ihre Bestände wieder um – vielleicht sogar ein beträchtliches – Stück.
