Strategie: Checklisten zur Optimierung des Supply Chain Managements

Es gibt viele Arten, sich Wissen anzueignen und neue Anregungen zu finden. Kaum eine Methode ist aber so effizient wie Checklisten, denn sie können auch die eigene Situation reflektieren. Neue Checklisten zum Thema Supply Chain Management hat Abels & Kemmner verfasst. In LT-manager werden sie erstmals vorgestellt.

Disponenten und Logistikverantwortliche in der Arbeitsvorbereitung müssen dafür sorgen, dass jedes noch so kleine Teil zur rechten Zeit verfügbar ist. Hierzu managen sie zuweilen Zigtausende Lager- und JIT-Artikel von der Warenannahme über diverse Fertigungsstufen hinweg bis hin zum Fertigwarenlager und schließlich zum Versand an den Kunden. Schon allein diese Aufgabe ist sehr komplex. Will mann dann auch noch eine perfekte Lieferbereitschaft von zum Beispiel 98 Prozent erreichen und dabei nicht die Lagerbestände explodieren lassen, wird es kniffelig. Die Aufgabenstellung heißt: für diese immens große Anzahl von Artikeln eine Fülle von Parametern zu verwalten sowie möglichst exakte Prognosen abzugeben, wie der Verlauf der Bedarfe wohl sein wird. Nicht alles kann just-in-time geliefert und produziert werden. Hierzu muss man dann zum Beispiel auch wissen, wie die Absatzprognose einzelner Artikel aussieht. Schon hier lässt sich erkennen, dass Disposition kein leichtes Unterfangen ist, weil es enorm viele Interdependenzen dabei zu beachten gilt.

Das Risiko: Parameter zusammenfassen

Aber auch wenn man all diese Störgrößen anderer Abteilungen ausblendet, so bleibt die Disposition selbst dann noch hoch komplex. Das kann man schon alleine an der Anzahl der erforderlichen Stammdaten für ERP-Systeme erkennen: Je nach Zuschnitt des Artikels hat man sich um bis zu 130 logistische Parameter zu kümmern. Stellt man sich diese als mathematische Gleichung vor, ist schnell zu verstehen, dass man sie nicht im Kopf rechnen kann. Große Fehler werden aber gemacht, wenn man einzelne Parameter der Einfachheit halber zusammenfasst. Beispielsweise Sicherheitsbestände für die schwankende Nachfrage, Sicherheitsbestände für  schwankende Fertigungszeiten und Sicherheitsbestände für schwankende Lieferzeiten der Vorlieferanten in einem gemeinsamen Sicherheitswert abbildet. Kumuliert kann das nur zu mehr Bestand führen. Aus stark oszillierenden Graphen mit vielen unterschiedlichen Spitzen werden so Kurven, bis man letztlich zu einer “glatten” Prognose kommt, die aber nur die Probleme zukleistert und am Ende viel Geld kostet.

Wer überprüfen will, ob sein Supply Chain Management gut justiert ist, kann Fachzeitschriften und Bücher lesen, im Internet recherchieren oder Vorträge und Seminare besuchen. Will man zugleich aber auch eine Reflexion zur eigenen Supply Chain Situation erhalten, bleiben nur noch Expertengespräche oder Checklisten übrig. Expertenrat ist teuer. Die neuen Supply Chain Checklisten, die die Unternehmensberatung Abels & Kemmner herausgegeben hat, sind hingegen kostenlos verfügbar. Sie bieten damit einen perfekten Einstieg zur Selbstreflexion. Ausgelegt wurden sie für die Bewertung der Supply Chain Kompetenz von sowohl Produktions- als auch Handelsunternehmen und wurden auf Basis vieler Projekte zur Supply Chain Optimierung entwickelt.

Checklisten zur Bestandsaufnahme

Die Checklisten gliedern sich in neun Kompetenzfelder, die einzeln bewertet werden. Weiterhin wird die Bestandsaufnahme in einer Netzgrafik zusammenfassend präsentiert. Insgesamt 229 Fragen werden gestellt, die es in sechs Ausprägungen ähnlich dem Schulnotensystem zu bewerten gilt. Abgehandelt werden Themen wie Absatzplanung und Bedarfsprognose, Materialdisposition, Auftragsabwicklung, Beschaffung und Lieferanteneinbindung sowie ERP-Systemoptimierung und Datenqualität. Ergänzt werden die Checklisten durch Fragen zum Thema Logistikcontrolling und zur Netzwerkplanung. Produktmanager finden zudem Fragen zum logistischen Produktportfolio-Management und zu logistikgerechten Produkten. Abgerundet werden die Checklisten durch Managementfragen zur Logistikstrategie und zur Architektur der Wertschöpfungskette.

Der umfangreiche Erfassungsbogen wird als Exceltabelle zur Verfügung gestellt und kann von den Unternehmen selbst ausgefüllt werden. Das Assessment zeigt direkt auf, in welchen der untersuchten Kompetenzfelder Handlungsbedarf besteht und an welchen Detailaufgaben das Unternehmen arbeiten sollte. Interessierte Unternehmen können die Erfassungsunterlage beim Anbieter anfordern und erhalten in der aktuellen Pilotphase bei Rücksendung des ausgefüllten Fragebogens kostenlos ein telefonisches Experten-Feedback.

Prof. Dr. Andreas Kemmner zu den neuen Supply Chain Checklisten: „Der Nutzen ist vielfältig. Sie helfen, nichts zu vergessen. Sie helfen sogar, sich durch Abhaken auch von dem mentalen Ballast zu befreien, etwas gegebenenfalls vergessen zu haben. Sie haben zugleich auch strukturierenden Charakter. Der Einstieg in das Thema fällt leicht, da man sich nicht in spezifische Dinge hineindenken muss, sondern über vorgefertigte Fragestellungen umfassend ein Thema durchleuchtet bekommt. Das spart viel Zeit und Überlegungen und selbst umfangreiche Themen lassen sich damit vollständig abarbeiten.“

Letztlich steigern Unternehmen durch die Bearbeitung der Checklisten auch die Effizienz und sparen sogar Kosten, sollte doch ein externer Berater erforderlich sein, denn die Status Quo Analyse kann so wesentlich schneller auf den Punkt gebracht werden.

Fragen decken Optimierungspotenzial auf

Die ersten zwanzig Fragen der Checkliste Absatzplanung und Bedarfsprognose vermitteln einen ersten Eindruck davon, wie man anhand der Fragen das eigene Supply Chain Management auf den Prüfstand stellt.

Die Fragen beginnen zunächst einfach: “Sind Sie mit den Ergebnissen Ihrer Absatz- oder Bedarfsprognosen zufrieden?” Anhand einer Skala von 1 bis 5 kann man sich entscheiden. Während viele Disponenten hier vielleicht noch eine 2 abgeben, weil sie sich dann doch unter den gegebenen Umständen mit dem, was man so erreicht, zufriedengeben, kann direkt die zweite Frage schnell in die negative Skala abrutschen. Denn hier wird gefragt, ob der Vertrieb in der Lage ist, differenzierte Verkaufsprognosen für einzelne Artikel abzugeben. Hier zeigt sich nämlich direkt die Abhängigkeit der Disponenten von anderen Abteilungen und ein übergeordnet optimiertes Logistikmanagement ist in vielen Unternehmen immer noch ein Problem. Weiter geht es mit Fragen wie “Unterstützen Sie Ihre Prognose mit Vergangenheitsdaten?” oder “Halten Sie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen von Artikeln fest, um die Qualität von Neuteilprognosen zu verbessern?” Diese Fragen zeigen, dass es viele Spielarten gibt, wie man Prognosen ermitteln kann. Jede der Fragen indiziert dabei auch immer ein Optimierungspotenziale, das es auszuschöpfen gilt.

Kalkuliert man, dass man für jede Frage eine Minute braucht, um sie zu bedenken und zu beantworten, ist man mit dem Fragebogen rund einen halben Tag beschäftigt. Das ist viel Zeit. Doch betrachtet man das Potenzial, das in der Logistik zu bergen ist, sind diese Stunden immer gut investiert, denn zum Teil werden in der Disposition Entscheidungen getroffen, für die sich Geschäftsführer großer Unternehmen eine Freigabe der Aufsichtsräte einholen müssen. Schließlich geht es hier oft um Millionen, die in Lager- und Umlaufbeständen gebunden werden und oft liegt das Optimierungspotenzial im zweistelligen Bereich. Wer also 10 Millionen Euro an Warenbeständen hat, kann schnell eine Million Kapital freisetzen. Insofern wundert es auch, dass viele Geschäftsführer nicht deutlich mehr in die Optimierung ihrer Supply Chain investieren.

Interessant sind die Checklisten deshalb nicht nur für Disponenten, sondern auch für Geschäftsführer, Werkleiter und Führungskräfte in produzierenden Unternehmen aus den Bereichen Logistik, Einkauf und Beschaffung, Produktions-/Prozessmanagement, Produktion sowie Controlling und allgemeine Unternehmensplanung und -steuerung.