Neues Lieferantenportal bei GAH Alberts
José Garcia von GAH Alberts und Robert Reineke von der SCT GmbH
GAH Alberts hat sein Lieferantenportal neu aufgesetzt[i]. Das Ziel war eine stärkere Verknüpfung mit dem strategischen Dispositionsmanagement. Heute kann GAH Alberts Lieferanten automatisch über eigene Bedarfe informieren und Bestellvorschläge aus dem Dispositionsmanagementsystem in Bestellungen umwandeln, die über das Portal mit den Lieferanten abgestimmt werden.
Hauptaufgabe von Lieferantenportalen ist es, den administrativen Aufwand bei Bestellungen durch Digitalisierung und automatisierten Datenaustausch möglichst gering zu halten. Bestellungen müssen nicht mehr ausgedruckt und gefaxt werden und Auftragsbestätigungen dann nicht wieder im ERP System eingegeben werden. Heute ist es vielmehr üblich, aus dem ERP-Systemen heraus Bestellungen an ein Portal zu übermitteln und von dort aus über digitale Dokumente mit den Lieferanten abzustimmen. Das Ergebnis ist dann ein standardisierter Prozess, der transparent und programmgestützt ist und damit auch automatisch alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt – wie die automatische Archivierung der erzeugten Belege. Auch ist in der Regel keine weitere manuelle Eingabe erforderlich, sodass Tippfehler und damit verbundene Missverständnisse und fehlerhafte Lieferungen vermieden werden können. An moderne Lieferantenportale werden heute jedoch noch deutlich erweiterte Anforderungen gestellt, als lediglich die Schnittstelle zur digitalen Abwicklung des Bestellwesens zu sein.
Mehr als ein Tool zum elektronischen Datenaustausch
Neben dem umfassenden Support für das Management der Bestellvorgänge per E-Mail bei Nichtbearbeitung von Bestellungen oder abweichenden Bestellbestätigungen hinsichtlich Menge, Preis oder Liefertermin wollte GAH Alberts beispielsweise seine rund 60 A-Lieferanten, mit denen das Unternehmen ca. 80% seines Bestellvolumens abwickelt, auch über eigene zukünftige Bedarfe informieren können. Der Vorteil: Auch der Lieferant kann seine Planung anpassen und vorausschauend selbst seine Bestellungen und Fertigungsaufträge vorplanen – ganz transparent für beide Partner, jedoch ohne verpflichtende Bestellungen.
Forecasts der strategischen Disposition integrierbar
Eine solche Funktion ist aber nur dann möglich, wenn das Portal auch eine funktionierende Schnittstelle zu den entsprechenden Bedarfsplanungs-Tools hat, ohne jedoch zu viele Betriebsinterna zu verraten. Heute kann GAH diese Funktion, die nicht für alle Lieferanten verfügbar sein soll, äußerst flexibel durch das Setzen eines Hakens im Dispositionstool aktivieren, wobei nur freigegebene Absatz-Forecasts sichtbar sind, sodass strategische Entscheidungen und Verhandlungsspielräume beim Einkauf weiterhin erhalten bleiben.
Steigerung der Lieferbereitschaft im Fokus
Die höhere Integration der Lieferanten und der partnerschaftliche Informationsaustausch sollen letztlich dazu führen, dass die Lieferbereitschaft aller steigt. Seit Einführung des neuen Portals zeigen Lieferanten großes Interesse am Abruf der Bedarfspläne im Lieferantenportal, weil es ihnen Hilfe bei der Vorplanung für die eigene Produktion bietet und somit auch mehr Sicherheit. Aus Sicht von GAH Alberts ist dies ebenfalls ein Vorteil, denn so funktioniert die Kommunikation mit den Lieferanten zuverlässiger, was auch die eigene Lieferbereitschaft steigert.
Zahlreiche Zusatzfunktionen integriert
Um Elemente des strategischen Dispositionsmanagements in das Lieferantenportal zu integrieren, gibt es bei GAH Alberts heute einen integrierten Datenaustausch zwischen dem Dispositionsmanagementsystem, dem Lieferantenportal und dem ERP-System. GAH Alberts gefällt dabei die Möglichkeit, das Portal selbst auf den eigenen Bedarf hin konfigurieren zu können. So können neue Kreditoren selbst angelegt werden, was im vorherigen System mit einem aufwendigen Zukauf einer neuen Lizenz verbunden war. Ein weiterer Vorteil des neuen Dispositionsmanagementsystems ist zudem die zusätzlich integrierte Anfrage- und Bieterfunktion für Lieferanten. Auch diese gab es beim alten System nicht. Sie kann dazu genutzt werden, Aufträge für spezifische Produktgruppen auszuschreiben, Ausschreibungen vorzuqualifizieren und an den besten Bieter zu vergeben. Darüber hinaus gibt es jetzt auch eine Bestätigungsmeldung bei der Verschiffung, was für Lieferketten aus Fernost von entscheidender Bedeutung für die Lieferavis ist.
Akzeptanz des Portals gesteigert
Mittlerweile haben sogar nicht nur alle A-Lieferanten sondern insgesamt rund 80 Lieferanten Zugriff auf das neue Portal und es wird deutlich offener angenommen als das bisherige. Das liegt nicht nur an den neuen Funktionen, sondern auch an den Rahmenbedingungen, die es GAH Alberts erlauben, die Portalkosten komplett selbst zu tragen.
Integrierte Regelkreise – höhere Effizienz
Das neue Lieferantenportal bietet nicht nur eine höhere Effizienz für den Einkauf. Auch für die strategische Disposition bietet das neue Lieferantenportal viele Vorteile. Die aus dem Dispositionsmanagementsystem generierten Bedarfspläne und Bestellvorschläge werden heute automatisch über das ERP System an das Portal als Quotierungen und Bestellungen weitergegeben, sodass der Workflow von der strategischen Disposition über die Bestellauslösung via ERP System bis hin zum eDoc im Lieferantenportal zum Austausch der Bestellungen automatisiert ist. Die gesamte Wirkkette von Forecast und Planung über strategische Disposition und operativen Einkauf hat also auch operativ keine Plattform-Barrieren mehr und geht deshalb quasi nahtlos und damit viel schneller vonstatten, was die Effizienz steigert und letztlich zu besseren Ergebnissen führt. Nicht zuletzt wegen der nahtlosen Integration des Lieferantenportals mit dem ERP-System und dem orchestrierenden Dispositionsmanagementsystem liegt die Lieferperformance von sowohl GAH Alberts als auch seinen Lieferanten heute bei 95%. Im Einsatz sind SAP als ERP System sowie das Lieferantenportal und DISKOVER als strategisches Dispositionstool – die letztgenannten stammen beide von der SCT GmbH aus Herzogenrath bei Aachen.
Hohe Lieferbereitschaft bei geringen Beständen
GAH Alberts nutzt das Dispositionsmanagementsystem auch zum Bestandsmanagement im eigenen Unternehmen. Das strategische Unternehmensziel ist hier, hohe Lieferbereitschaft bei möglichst geringen Beständen zu erwirken, um Kapital freizusetzen und die Kosten der Läger so gering wie möglich zu halten. Das eingesetzte Dispositionsmanagementsystem besticht dabei sowohl durch seine ausgereiften Simulationsverfahren, die es ermöglichen für unterschiedlichste Produktgruppen und Lebenszyklen die jeweils beste Bestandsprognostik abzugeben, als auch durch die ausgereiften Analytik- und Reportingfunktionen, die allesamt im Tool integriert sind, sodass nebenbei keine Speziallösungen, beispielweise in Excel händisch gepflegt werden müssen.
„Unser neues, auf unseren Bedarf hin zugeschnittenes Lieferantenportal, das von der Firma SCT GmbH entwickelt wurde, ist die nach außen sichtbare Anzeigetafel unseres Bekenntnisses zu einer transparenten und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten, die zur hervorragenden Lieferbereitschaft aller beteiligten Unternehmen beitragen soll.“, so José Garcia, Leiter der Disposition bei GAH-Alberts Gust. Alberts GmbH & Co. KG
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass man in dem nun eingesetzten Dispositionsmanagementsystem aus der KPI-Ebene (Key Performance Indicators) heraus direkt in die Bestellvorschläge abtauchen kann. Dies wäre im ERP-System mit den notwendigen ergänzenden Reporting- und Analysetools wesentlich zeitaufwendiger.
Über GAH Alberts
Die Gust. Alberts GmbH & Co. KG agiert mit rund 430 Mitarbeitern international an fünf Standorten und bedient über 8.000 europaweite Handelspartner aus Handel, Handwerk und Industrie. Ein Schwerpunkt liegt im Do-it-Yourself Bereich für Baumärkte sowie im Fachhandel. Das Sortiment innovativer Produkte rund um Haus und Garten umfasst heute weit mehr als 7.000 Artikel – vom Einzäunen und Absichern sowie Bauen und Konstruieren bis hin zum Reparieren und Basteln.
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