Datenqualität rauf, Zeitaufwand runter

Seit Logocos seine Absatzprognose mit DISKOVER erstellt, laufen die Prozesse zuverlässiger und effizienter. Ein Faktor war dabei besonders entscheidend.

Von Denis Pradel, Leiter Fertigungssteuerung bei Logocos und Armin Klüttgen

Logocos hat das Excel-basierte und damit auch fehleranfällige Forecasting nach Bauchgefühl der Vertriebsmitarbeiter durch Künstliche Intelligenz (KI) gestützte Absatzprognosen auf Basis des Advanced Planning & Scheduling Systems DISKOVER von SCT ersetzt, dessen Einführung von der Unternehmensberatung Abels & Kemmner begleitet wurde. Es liefert heute im täglichen Austausch mit dem ERP-System Infor-LN alle erforderlichen Brutto­plan­bedarfe, die das Unternehmen für seine operativen Dis­positions­entscheidungen braucht. Das Ergebnis: Bessere Daten und erhöhte Transparenz bei deutlicher Aufwands­reduktion sowie zahlreiche Zusatznutzen durch das automatische Berichtswesen, das auch von anderen Unternehmensbereichen wie beispielsweise dem Marketing und Controlling gerne in Anspruch genommen wird.

Das seit Ende 2018 zur L’Oréal-Gruppe gehörende Unternehmen Logocos Naturkosmetik hat sich seit mehr als 40 Jahren die natürliche Pflege nach ökologischen Grundsätzen für die ganze Familie auf die Fahnen geschrieben. Die Produkte der Marken SANTE, LOGONA, Heliotrop, Ihre Klassiker und FITNE zeichnen sich durch natürliche Inhaltsstoffe, umweltverträgliche Verpackungen und nachweislich umweltschonende Herstellung aus. Auf gentechnisch veränderte oder radioaktiv bestrahlte Rohstoffe und Pack­mittel wird ausdrücklich verzichtet, genauso wie auf mineral­öl­haltige Rohstoffe oder synthetische Farbstoffe. Zum Einsatz kommen vielmehr rein pflanzliche Öle sowie Wirkstoffe und Rohstoffe aus kontrolliert-biologischem Anbau und Wildsammlung. Eine solch vegane Naturkosmetik liegt voll im Trend, ist in der Herstellung jedoch auch eine Herausforderung, da die Haltbarkeit begrenzt ist. Möglichst exakte Absatzprognosen für einzelne Produkt­chargen sind deshalb von Nöten, da die Lagerbestände, die man immer als Puffer für schwankende Nachfragen braucht, schnell auch nicht mehr absetzbar werden. Es ist also auch erforderlich, die Puffer zum Ende der Haltbarkeit stets möglichst geregelt und möglichst ohne Verkaufs­preis­verluste abzubauen.

Bis zu 18 monatiger Prognose-Horizont

Gerechnet und prognostiziert wurde deshalb in der Vergangenheit stets mit größter Sorgfalt und großem Aufwand. Jeder Vertriebsmitarbeiter musste monatlich pro Artikel überlegen, welche Menge pro Kunde zukünftig abgesetzt wird. Der Prognose-Horizont von 6 Monaten hat dabei unmittelbar Einfluss auf die operativen Dis­positions­entscheidungen. Prognostiziert werden muss aber auch bis zu 18 Monate im Voraus. Dieser zeitliche Horizont wird nämlich benötigt, um mit Lieferanten strategische Rahmenverträge über zukünftige Liefermengen zu schließen. Bei den eingesetzten Rohstoffen sind die verfügbaren Mengen nämlich begrenzt. Zudem unterliegen sie mitunter auch bestimmten Ernte­zyklen. Deshalb muss man faktisch langfristige Kontrakte schließen. Ergo will man auch langfristig möglichst genau wissen, welche Produkte voraussichtlich abgenommen werden. Idealerweise muss man nämlich nicht nachordern, sondern hat die erforderlichen Mengen vertraglich gesichert.

Persönliche Einschätzungen sind bei hoher Komplexität nicht belastbar

Bei solch langen Planungs­horizonten spielen natürlich persönliche Einschätzungen, Erfahrungen und auch die Mentalität des Vertriebsmitarbeiters eine Rolle – vorsichtige Vertriebsmitarbeiter geben andere Prognosen ab als optimistische. Auch die hohe Vielzahl der Produkte erschwert dem Vertriebsmitarbeiter eine Einschätzung: Über 2.800 Endprodukte listet Logocos derzeit. Jeder einzelne Artikel musste pro Kunde geplant werden. Wurde dabei im bisher genutzten Forecasting-Tool Excel aber vergessen, ein Tab zu drücken, war plötzlich die Menge nur noch ein Tausendstel von dem, was eigentlich benötigt wurde. Es war also stets abzusehen, dass trotz aller Sorgfalt eines jeden Mitarbeiters bei der Fülle der zu planenden Daten stets irgendwann ein kleinerer oder auch größerer Fehler entstand. Dies, weil es pro Artikel auch ganz unterschiedliche Bestellmengen gibt, weshalb man für einen Plausi­bili­täts­check falsche Bestellmengen nicht allein über Ausreißer-Analysen identifizieren kann.

Je größer die Tabelle desto größer die Anzahl der Fehler

Das Arbeiten mit Excel führte folglich teils zu gravierenden Fehlern, was sicherlich der Komplexität der Aufgabe zu schulden ist, für die Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel nun mal einfach nicht gemacht sind. Operativ führten diese Forecast-Ungenauigkeiten zu erhöhtem Aufwand und Hektik in der Produktion und teils überteuertem Material­bezug. Dies unter anderem dann, wenn schnell umgerüstet werden musste, weil ein größerer Kundenauftrag einer Drogeriekette nicht länger warten konnte, der Lagerbestand im Fertigwarenlager die geforderte Charge aber nicht mehr hergab. Logocos suchte deshalb mit Nachdruck nach einem Weg, seine Absatzplanung weiter zu optimieren.

Automatische Absatzprognose ersetzt Handarbeit

Operativ werden die Brutto­plan­bedarfe/Plan­primär­bedarfe heute täglich in einem Advanced Planning & Scheduling (APS) System automatisch berechnet und für den nachgelagerten operativen Beschaffungsprozess an das ERP-System – hier Infor-LN – zurückgespielt. Das ERP-System liefert nun täglich die realen Verkaufszahlen, das APS-System errechnet im Gegenzug die Prognosen auf Basis dieser Daten zuzüglich der Forecasts auf Basis ausgeklügelter, KI-basierter Simulationen und Algorithmen. Die so ermittelten Brutto­plan­bedarfe/Plan­primär­bedarfe werden wieder zurück an das ERP-System übergeben. Vorher wurden die Absatzprognosen nur einmal pro Monat manuell in das ERP-System eingepflegt. Werden dem Vertrieb heute die vorgeschlagenen Prognose­daten des APS-Systems automatisch vorgelegt, können die Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie alle Daten im Detail prüfen wollen oder ob sie sich auf die quasi mittels wissensbasierter künstlicher Intelligenz ermittelten Prognosen verlassen wollen. Das eingesetzte APS-Tool nutzt beispielsweise verteilungs­freie Verfahren, die auch bei nicht normal­verteilter Nachfrage präzisere Ergebnisse liefern. Es erkennt Saisonalitäten und Trends automatisch, bereinigt bei Bedarf automatisch Vergangen­heits­zeit­reihen und beinhaltet eine Regressionsanalyse zur Analyse und zum Ausgleich atypischer Absatzschwankungen. Es ermittelt automatisch Prognosewerte und erforderliche Sicherheitsbestände im Kontext und nicht nachträglich on-top. Es bietet aber auch ein Regelwerk mit transparenten Parametern, die man für jeden Kunden individuell einstellen kann und an deren Justage der Vertrieb selbst mitarbeiten kann und soll und die von Zeit zu Zeit auch zu überprüfen sind. Schlussendlich müssen nur noch die untypischen Abweichungen analysiert und die entsprechenden Justagen vorgenommen werden, die sodann auch wieder im Rahmen der Absatzprognose-Berechnung und täglichen Datenübergabe an das ERP-System berücksichtigt werden.

Spezialfälle weiter im Griff

Der besondere Clou und entscheidender Faktor:
Zusätzlich kann jeder Vertriebsmitarbeiter aber auch Sonderbedarfe – für neue Produkte, Kunden, Einlistungen und Sonderaktionen –rein zukunftsbasiert im APS-System individuell anmelden. Diese Zusatzfunktion wird bei Logocos auch intensiv genutzt. Die Bedarfsmeldung erfolgt dabei über eine standardisierte Excel-Tabelle, die der Vertrieb per Mail an das APS-System schickt. Dieses wertet die empfangene Tabelle automatisch aus. Der Disponent hat die Datenhoheit, diese Prognosen scharfzuschalten. Der Empfang durch das APS-Tool sowie das Scharfschalten der Daten wird dem Vertriebsmitarbeiter automatisch quittiert. Daraus ergibt sich ein geschlossener und transparenter Regelkreis. Sind die Sonderbedarfe im APS-System scharfgeschaltet, werden sie im täglichen Clearinglauf direkt an das ERP-System übergeben. Das APS-System macht also zunächst eine Standard-Absatzprognose auf Basis der historischen Daten und monatlichen Simulation. Diese wird auf Basis plausibler Änderungswünsche bei den Bestellmengen pro Kunde vom Vertrieb optional justiert. Darüber hinaus kann der Vertrieb weiterhin aktiv und sehr einfach alle weiteren Sonderbedarfe on-top selbst einsteuern – dies jedoch stets auf Basis belastbarer Daten. So entsteht dann letztlich die finale Absatzplanung.

„Setzen Kunden APS-Software ein, unterscheiden sie zwischen Absatzprognose und Absatzplanung. Die Absatzprognose ist der Planung vorgelagert und versucht, die tatsächliche Marktnachfrage auf Basis wissensbasierter Regelwerke zu erkennen. Die Absatzplanung stellt den abschließenden Plan als Commitment des Vertriebs dar. Das bei Logocos zum Einsatz kommende APS-System DISKOVER trennt darum bei Absatzprognose und -planung konsequent zwischen der objektiven Erkennung des Marktbedarfes und der subjektiven Planung des Vertriebs. Wie die beiden Planungen dann im Ergebnis als Brutto­plan­bedarfe/Plan­primär­bedarfe an das ERP-System Infor-LN weitergegeben werden, kann von Logocos beliebig gesteuert werden“, erklärt Armin Klüttgen, Principal der Unternehmensberatung Abels & Kemmner, der die Einführung der APS-Software begleitet hat.

Klares Regelwerk fördert Transparenz der Absatzprognose

Hinter der Prognose steckt folglich nicht mehr die Bauch­einschätzung eines jeden Vertriebs­mit­arbeiters, sondern das vollkommen transparente Regelwerk des APS-Systems, das für jeden Artikel auch die dahinterliegenden historischen Bestellmengen der einzelnen Kunden kennt. Für jede Artikel-Kunden-Konstellation kann somit auf Basis dieses wissensbasierten KI-Systems individuell entschieden werden, wie die Prognose zu behandeln ist, bevor sie als finale Absatzplanung an das ERP-System übergeben wird. Bei so viel verschiedenen Artikeln und Kunden gibt es nämlich immer Spezialfälle, die individuell beurteilt werden müssen. Solche Beurteilungen können heute erstmals sehr transparent und jederzeit nachvollziehbar eingestellt werden.

Extrem komfortable Berichtsfunktion

Spezifische, automatisch erstellte Berichte ermöglichen es zudem, die über die täglichen Berechnungen und monatlichen Simulationen entdeckten Abweichungen im Push­betrieb kontrollieren zu lassen, oder Parametereinstellungen regelmäßig überprüfen und quittieren zu lassen, damit beispielsweise Ausnahmeregelungen nicht zum Standard werden. Auch bei Auslauf­produkten kann das Produktmanagement automatisch mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Alle paar Monate kann man beispielsweise auch teure Mindestbestände kontrollieren lassen. Über die flexibel konfigurierbaren Berichts­versand­trigger lassen sich auch rückständige Bestellungen automatisch an den Einkauf versenden. Ist dies alles einmal eingerichtet, erfolgen Auswertung und Versand komplett ohne Aufwand. Das sind extreme Arbeitserleichterungen für alle Beteiligten.

Auch andere Abteilungen profitieren

Früher war es enorm aufwendig, solche Listen eigenhändig zusammenzustellen. Jetzt wird ein Bericht nur einmal erzeugt und kann danach immer automatisch nach einem individuell einstellbaren Regelwerk zugestellt werden. Selbst für das Logocos Marketing bietet das APS-Tool heute wertvolle Erkenntnisse. So liefert Logocos aus dem APS-Tool heraus Reich­weiten­analysen, damit regionale Marketing­maßnahmen anhand realer Forecasts überprüft werden können. „Da es beim eingesetzten APS-System DISKOVER bereits viele Standardberichte gibt und man diese schnell abwandeln kann, kommt man auch schnell zu nutzbaren Ergebnissen, die nicht mehr regelmäßig in anderen Tools nacharbeitet werden müssen, um sie den eigenen Bedürfnissen anzupassen – das ist perfekt“, erklärt Sabine Rabing, Sachbearbeiterin im Auftragszentrum bei Logocos. Auch Geschäftsführung und Controlling können von dem Einsatz dieses APS-Tools profitieren, denn viele Kennzahlen wie Lagerumschlag oder durchschnittlicher Bestand zählen ohnehin zum Standardrepertoire des Tools und über die Prognosen lässt sich zum Beispiel auch mit dynamischen Verkaufspreisen planen, sodass auch für allfällige Budget­planungs­szenarien wertvolle Grundlagen geliefert werden können.

Einführung deckte Datenfehler im ERP-System auf

Im Rahmen der Einführung des on-premise basierten APS-Tools hat Logocos übrigens erlebt, wie wichtig Stammdaten und Parameter­settings sind. So hatte Logocos während der Einführung die Möglichkeit genutzt, den gesamten Artikelstamm aufzuräumen und Fehler zu korrigieren, was für eine saubere Prognose natürlich unerlässlich ist. Viele Fehler wurden dabei allein durch die hohen Transparenz-Anforderungen des APS-Tools aufgedeckt. Das Alert-System meldet nämlich selbständig Abweichungen, wie zum Beispiel doppelt so hohe Lieferzeiten, die vielleicht nur durch einen Tippfehler im ERP-System entstanden sind.

Intuitiv und ohne großen Schulungsaufwand zu bedienen

„Im täglichen Betrieb ist das APS-Tool intuitiv und es gibt in den einzelnen Masken viele Informationen auf einen Blick. Es ist sehr selbsterklärend. Einmal eine kurze Schulung und dann kann man schon loslegen, weil alles einfach sehr logisch ist“, erklärt Dennis Pradel, Leiter der Fertigungssteuerung bei Logocos. Zwar seien die Begrifflichkeiten im ERP-System Infor-LN teils anders als im eingesetzten APS-Tool DISKOVER. „Wenn man sich mit diesen Unterschieden aber einmal auseinandergesetzt hat, ist es kein Problem mehr.“ Übersichtlich sei auch die grafische Darstellung. DISKOVER liefere keine typische ERP-Maske mit nackten Zahlenreihen, sondern automatisch erzeugte Diagramme, die es einfach machen, eine Prognose zu lesen.

Mindestens ein Arbeitstag pro Monat und Vertriebsmitarbeiter gespart

Der Aufwand für die monatliche Forecast-Planung des Vertriebs hat sich seit der Einführung der automatischen Absatzprognose erheblich reduziert. Vorher hat fast jeder Vertriebsmitarbeiter monatlich rund 2 Tage auf die Planung verwendet, um 20 Dateien und rund 12 unterschiedliche Berichte zu verfassen. Heute müssen nur noch Sonderaktionen von Hand geplant und Abweichungen analysiert werden; diese werden aber standardisiert bearbeitet und es ist alles deutlich transparenter als vorher. Für jeden Sonder­plan­bedarf werden vom APS-System Empfangsquittungen verschickt. „Diese hohe Transparenz des APS-Systems stellt sicher, dass nichts untergeht. Das ist zwar irgendwie Fluch und Segen zugleich“, erklärt Pradel. „Letztlich trägt aber diese Transparenz auch dazu bei, dass man sich mit den wichtigen Dingen befasst und nicht Fehler in Excel-Tabellen sucht und Brandherde in der Produktion löscht.“

Ursachenforschung mit ein paar Klicks

Schwankungen in der Absatz­prognostik sind nun viel leichter nachzuvollziehen. „Auch wenn Ware zu viel oder zu knapp wird, ist man sehr schnell an den essenziellen Informationen, die man braucht, ergänzt Rabing. „Die Frage ist ja: Ist in der Produktion etwas schief­gelaufen oder liegt es an der geänderten Nachfrage? Ist letzteres der Fall, kann man direkt mit den Vertriebsmit­arbeitern kommunizieren und der Sache noch genauer auf den Grund gehen, um dann passende Maßnahmen einzuleiten.“ Die hohe Transparenz hilft letztlich, insgesamt einen immer besseren Forecast für eine zunehmend leistungsfähigere Supply Chain und effizientere Produktion zu treffen. Durch die hohe Datentransparenz können nun unnötig teure Umrüstungen in der Produktion vermieden werden, die durch falsch eingeschätzten Absatz oder Excel-Fehler entstanden. Die besseren Prognosen haben so letztlich auch zu einer größeren Ruhe in der Produktion geführt.

Datenqualität überzeugt selbst kritische Vertriebsmitarbeiter

„Je länger wir damit arbeiten, desto zufriedener sind wir damit“, fasst Pradel zusammen. „Es gab beim Vertrieb anfänglich Vorbehalte gegenüber der Qualität der Forecasts.“ Loslassen vom eigenen Bauchgefühl fällt schwer. Es braucht Vertrauen. Deshalb wurden die Daten anfangs noch mit den bisherigen Planungsmethoden verglichen, doch man merkte schnell, dass die automatisch generierten Absatzprognosen vergleichbar waren und nur rund 5-10 % Abweichungen zeigten – was mit passenden Sicherheitsbeständen immer abgefedert werden kann. Der Vertrieb wurde deshalb zunehmen zufriedener. Die XXL-Excel-Tabellen sind sie für die Standard-Forecasts nämlich los und da man Sonder­anforderungen für kritische Kunden per Regelwerk vordefinieren und automatisch anwenden kann, ist der Forecast ja auch regelbasiert immer passend eingestellt. Alles was unauffällig ist, muss man sich heute nicht mehr anschauen. Fokussieren muss man sich nur noch auf die Abweichungen, sodass letztlich mehr Zeit für das wesentliche bleibt: Die Akquisition neuer und die Betreuung bestehender Kunden.

Mögliche ERP/APS Konstellationen

Bei der Schnittführung zwischen ERP- und APS-Systemen kann man unterschiedliche Konstellationen wählen und entsprechend unterschiedlich ist dann auch geregelt, welches System für welche Aufgabe verantwortlich ist. So kann ein APS-System beispielsweise ausschließlich für die Absatzprognose eingesetzt werden, wie es bei Logocos der Fall ist. Ohne diese Spezial-Funktion des APS-Systems kann es auch allein auf Basis der reinen Bestelldaten des ERP-Systems die Disposition optimieren. Die Ausbaustufen der Zuständigkeiten des APS-Systems, optimierte Daten an das ERP-System zu liefern, reichen von der Lieferung von Brutto­plan­bedarfen/Plan­primär­bedarfen über Planaufträge bis hin zu Fertigungsaufträgen und Bestellungen. In dieser Ausbaustufe werden APS-Systeme unmittelbar als operative Systeme genutzt und ersetzen diese Funktionalität des ERP-Systems. Logocos liefert mit dem APS-System derzeit Daten, die mittels Plan­wert­verteilungs­verfahren auf wöchentliche Brutto­plan­bedarfe/Plan­primär­bedarfe herunter­gebrochen sind an Infor-LN. Logocos hat folglich noch die Option, in einem weiteren Schritt die Disposition selbst auf das APS-System umzustellen. Die Beweggründe hierfür liegen oft in der Bestands­reduktion bei mindestens Erhalt oder sogar Steigerung der Liefer­bereit­schaft durch den optimierten Einsatz von Prognoseverfahren und erweiterten Regelwerken, die klassische ERP-Systeme nicht bieten. Ein weiterer Grund kann auch die intuitivere und effizientere Benutzerführung sein, um rein operativ-administrative Aufgaben weiter zu reduzieren und so mehr Zeit für qualitative Aufgabenstellungen zu schaffen.