Vorausschauende Disposition sichert Ersatzteilservice auf Top-Niveau

Seepex steigert Liefertreue mit zunehmend automatisierter Disposition

von Dietmar Henkler, Supply Chain Manager bei Seepex, Andreas Capellmann und Dr.-Ing. Bernd Reineke, beide Geschäftsführer der SCT GmbH

Für eine Optimierung der Disposition zu produzierender und zu beschaffender Artikel über drei Kontinente hinweg suchte der Bottroper Pumpenhersteller SEEPEX eine leistungsfähigere IT-Lösung und fand sie in dem überaus anwenderfreundlichen Dispositions­management­system DISKOVER SCO der Firma SCT Supply Chain Technologies.

SEEPEX ist ein weltweit führender Spezialist im Bereich der Pumpentechnologie und digitalen Lösungen mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Bottrop und beschäftigt rund 400 Mitarbeiter in Deutschland – weltweit sogar doppelt so viele. An drei Produktionsstätten im Ruhrgebiet, den USA und China stellt das Unternehmen Exzenterschneckenpumpen her, mit denen Materalien unterschiedlicher Viskosität – beispielsweise Schlamm oder Öl – gefördert werden können. So sind die Pumpen des Unternehmens bei der Erdölförderung, der Wasserreinigung, in der Agrarwirtschaft und in der Lebensmittelindustrie im Einsatz. Mehr als 50.000 Kunden weltweit vertrauen SEEPEX bereits, wenn es um die Lieferung und Pflege der vielfach 24/7 im Einsatz befindlichen Pumpen geht, für die SEEPEX über 10.000 Artikel führt.

Erfolgsfaktor Wartungsperformance

Hochleistungspumpen haben tagtäglich schwer zu schaffen und unnötige Stillstandzeiten kosten Unternehmen viel Geld. Wichtig ist deshalb ein reibungslos funktionierendes Instandhaltungsgeschäft, das SEEPEX zunehmend auch durch digitale Servicekonzepte stützt. Die meisten Ersatzteile müssen deshalb so gefertigt und bevorratet werden, dass insbesondere die Instandsetzungsarbeiten beim Kunden immer zügig umgesetzt werden können. Jedes Teil muss quasi unmittelbar lieferbar sein, denn stehende Pumpen bedeuten stehende Prozesse, die häufig auch automatisch zu fehlenden Umsätzen führen. Entsprechend hoch muss die Lieferbereitschaft sein, was nur durch ausgeklügelte Fertigungs-, Bevorratungs- und Beschaffungsstrategien sichergestellt werden kann. Zur Gewährleistung einer hohen Lieferbereitschaft fährt der Einkauf deshalb auch eine differenzierte Second Source Strategie, was die Dispositionsaufgabe nochmals komplexer macht. Artikel werden nämlich einerseits von den Auslandstöchtern in China und USA bezogen, andererseits kommen sie zu einem gewissen Anteil auch von deutschen Second Source Lieferanten, um potenzielle Verzögerungen in den internationalen Supply Chains ausgleichen zu können.

Der Verkauf von Ersatzteilen macht dabei die Hälfte des Unternehmensumsatzes aus, denn solche Hochleistungspumpen haben tagtäglich schwer zu schaffen. Entscheidend ist deshalb das Instandhaltungsgeschäft, das Seepex zunehmend auch durch digitale Servicekonzepte stützt. Die meisten Artikel müssen deshalb so gefertigt und bevorratet werden, dass insbesondere die Instandsetzungsarbeiten beim Kunden immer zügig umgesetzt werden können. Jedes Teil muss quasi unmittelbar lieferbar sein, denn stehende Pumpen bedeuten stehende Prozesse, die häufig auch automatisch zu fehlenden Umsätzen führen. Entsprechend hoch muss die Lieferbereitschaft sein, was nur durch ausgeklügelte Fertigungs-, Bevorratungs- und Beschaffungsstrategien sichergestellt werden kann. Zur Gewährleistung einer hohen Lieferbereitschaft fährt der Einkauf deshalb auch eine differenzierte Second Source Strategie, was die Dispositionsaufgabe nochmals komplexer macht. Artikel werden einerseits von den Auslandstöchtern in China und USA bezogen, andererseits kommen sie zu einem gewissen Anteil auch von deutschen Second Source Lieferanten, um potenzielle Verzögerungen in den internationalen Supply Chains ausgleichen zu können.

Von der operativen Umplanung…

Lange meisterte das Unternehmen seine komplexe Dispositionsaufgabe mithilfe des zum Einsatz kommenden ERP-System SAP/R3. Jedoch fehlten für jeden einzelnen Artikel klar definierte artikelspezifische Regelwerke für Sicherheits- oder Meldebeständen. Entsprechend unscharf war letztlich die Reichweite der einzelnen Lagerbestände, was bei über 10.000 Artikeln auch verständlich ist. Die Bedarfe wurden zwar nach Auftragseingang neu justiert. Mit einer noch strategischer ausgerichteten Disposition, die Prognosen auf Basis historischer Daten beinhalten sollte, wollte der Innovationsführer jedoch seine internen Abläufe und die Lieferbereitschaft weiter verbessern.

…hin zur strategischen Disposition

Im Zuge der KVP-Prozesse entstand zudem der Wunsch, die tägliche Routineaufgaben “Umplanung der Bedarfe“ intelligent zu automatisieren. Deshalb sollte zukünftig ein dediziertes Dispositionsmanagementsystem das bislang exklusiv eingesetzte ERP-System ergänzen. Die Erreichung eines niedrigen Bestandsniveaus – ansonsten beim Einsatz solcher Tools oft besonders wichtig – war also weniger vorrangig, als die transparente Bedarfsprognose zur Sicherung der hohen Lieferbereitschaft. Wichtig waren SEEPEX dabei vor allem auch transparente Regelwerke für die Disposition.

Vor einer Entscheidung für das passende SCM-System führte die Dispositions-Abteilung des Pumpenherstellers eine ausgiebige Marktrecherche durch und ließ sich auch durch das eigene IT-Team dabei beraten, wobei die Entscheidung letztlich von der Abteilung zusammen mit der Geschäftsleitung getroffen wurde. Entscheidend für die Auswahl war ein hoher Funktionsumfang, eine einfache Bedienung und zudem die Möglichkeit, ein Continuous-Delivery Mietmodell zu erwerben, sodass Anfangsinvestitionen nicht anstehen und nur der laufende Einsatz abhängig von der Nutzerzahl finanziert werden muss. Bereits in der Testversion konnte sich das Team zudem schnell von der Alltagstauglichkeit des Tools überzeugen. Dank hohem Praxisbezug überzeugt die Benutzeroberfläche durch einfache Bedienbarkeit sowie durch die leicht verständlichen und einfach zu pflegenden Regelwerke und die vielfältigen, sehr ausgereiften Prognoseverfahren. „Eine so einfache Bedienbarkeit trotz hoher Funktionsvielfalt für im Grunde jeden Anwendungsfall sucht man in den Dispositions-Tools etablierter ERP-Anwender vergeblich“, erklärt Dietmar Henkler, Supply Chain Manager bei SEEPEX.

„Bei der Einführung von DISKOVER SCO haben wir zuerst nur anhand einzelner Artikelgruppen getestet, ob die Prognosen denn unserem Bedarf entsprechen. Nach wenigen Wochen war aber schnell klar, dass die Ergebnisse exzellent sind. Wir haben dann direkt in einem Rutsch alle Artikel mit dem neuen Tool disponiert. Die Einführungsphase, bei der es natürlich auch Zweifel gibt, ob das denn alles so stimmt, war folglich schnell überwunden“, erklärt Dietmar Henkler, Supply Chain Manager bei SEEPEX.

Eine Systemeinführung, die keine Businessprozessanpassung erfordert

Darüber hinaus ließ sich das Tool schnell installieren und durch die standardisierte Schnittstelle war auch die Datenübergabe aus dem ERP-System schnell möglich und das System innerhalb weniger Tage installiert und mit Daten versorgt, ohne dass dafür Business-Prozesse oder Datenbankschnittstellen hätten angepasst werden müssen. Voraussetzung für die Installation ist lediglich die Bereitstellung eines Windows- oder Linux-Servers mit Remote-Zugriff für den Installationsservice sowie im Livebetrieb für die Anwender, die weltweit alle über eine VMware Konsole sicher auf den zentrale Dispo-Server zugreifen.

Die sofortige Einsatzbereitschaft stützte der Anbieter zudem durch vorbereitende Qualifizierungsmaßnahmen: Er schulte die Mitarbeiter in spezifischen Workshops, je nach ihrer Anwenderrolle – vom Spezialisten bis zum Gelegenheitsanwender, um jedem maßgeschneidertes Wissen punktgenau zu vermitteln, Zeit zu sparen und niemanden mit Informationen zu belasten, die für die tägliche Arbeit nicht benötigt werden. Mit dem Bottroper Unternehmen wurde darüber hinaus im Vorfeld der Einführung die Auslegung der Kennzahlen zur Lieferbereitschaft detailliert erarbeitet und im System abrufbar gemacht. Im Rahmen dieses von der Unternehmensberatung Abels & Kemmner begleiteten Projekts konnte für die Führung und das gesamte Team Transparenz geschaffen werden, anhand welcher Benchmark-Werte und Fakten man sich letztlich langfristig messen will. Heute freut sich SEEPEX über einen außergewöhnlich hohen Lieferbereitschaftsgrad von kontinuierlichen 98 bis 99%. Zuvor lagen die Werte deutlich niedriger.

Hohe Effizienz durch Automatisierung der Disposition

Bereits in den ersten Wochen nach Einführung zeigten sich die Vorteile des neuen SCM-Systems im Tagesgeschäft von SEEPEX spürbar. Die bislang übliche individuelle Prüfung eines jeden einzelnen Bedarfs entfiel fortan. Damit zudem das Wichtigste stets zuerst gemacht wird, werden heute Dringlichkeiten wie offene Planaufträge, verzögerter Lieferungen oder auch eine drohende Unterschreitung der Sicherheitsbestände mithilfe von „Alarmlisten“ automatisch visualisiert.

Um einen hohen Automatisierungsgrad bei der täglichen Bedarfsermittlung zu erzielen, musste bei Einführung des Systems vor allem das Regelwerksystem mit allen für eine automatisierte Disposition erforderlichen Parameterwerten bestückt werden. Dies ist in Einführungsprojekten vergleichsweise schnell nach ABC/XYZ-Kriterien oder für besonders wichtige Lieferanten gemacht, denn es kann über gesamte Artikelgruppen hinweg gesetzt werden. Später kann man es aber auch fallbasiert differenziert für jeden einzelnen Artikel und Lieferanten einstellen, um letztlich höchstes Vertrauen in die Datenqualität sicherzustellen. Nur so können manuelle Eingriffe aus Bauchgefühl des Disponenten vermieden werden. Diese sind nicht mehr notwendig, wenn alle mit der Justage des Regelwerks einverstanden sind und nachvollziehen können, wie die einzelnen Elemente in der Summe ineinandergreifen und dass die passenden Algorithmen dann auch die besten Ergebnisse liefern.

Sind die grundlegenden Regelwerke erst einmal ausgearbeitet, automatisiert das neue System die Tagesprioritäten extrem zuverlässig und schafft so den Raum, sich auf die bessere Ausgestaltung der Kunden-Lieferanten-Konditionen sowie auf die wenigen Herausforderungen zu konzentrieren, die die absolute Ausnahme vom Regelwerk darstellen. Hier liegt einer der entscheidenden Unterschiede zum bisherigen Verfahren: Operierte das Supply Management bei SEEPEX zu Beginn nur mit einer Handvoll an Regelwerktabellen, ist ihre Anzahl inzwischen auf mehrere Dutzend angewachsen und dadurch deutlich präziser geworden, was manuelles Nacharbeiten automatisch reduziert. Ein Großteil der Aufgaben im Tagesgeschäft wird dadurch zur leicht und weitestgehend automatisierten Routine mit hoher Entscheidungssicherheit. Im Ergebnis spart das Team der Disposition mittlerweile fast die Hälfte der Zeit ein, die es vor Einführung des Systems investieren musste. Auf Management-Ebene stellt das SCM-Tool letztendlich die Weichen für ein Management by Exception, sodass die Geschäftsleitung nur noch in wirklichen Ausnahmefällen oder zur Festlegung der Second Source Strategie eingreifen muss.

Individuelle Lösungen für ein globales Tagesgeschäft
Nicht alle Anforderungen konnte das System jedoch von Anfang an erfüllen. Für das Management des Second Source Bezugs wurde von SCT, dem Herstellerunternehmen der Software DISKOVER, speziell eine Quoten-Funktion in das Tool DISKOVER SCO integriert, die nach einer festgelegten Prozentverteilung automatisch errechnet, welche Mengen jeder der Hersteller liefern soll. Attraktiv ist für SEEPEX in diesem Rahmen auch die Möglichkeit, den Beschaffungsbedarf des bestellenden Standorts automatisch zum Primärbedarf des zuliefernden Standorts zu machen, ohne das ein offizieller ERP-Buchungsprozess zwischen den einzelnen Tochtergesellschaften schon erfolgt sein muss. Infolge kann dieser Artikel nämlich erneut komplett unabhängig vom initialen Kundenauftrag disponiert werden auf Basis seiner eigenen Regelwerke. Dies im Rahmen eines einzigen Clearinglaufes. Die weltweit verteilten Produktionsstätten von SEEPEX wurden so letztendlich zu einer einzigen virtuellen Fabrik. Dabei ist es vollkommen egal, welches ERP System am jeweiligen Standort zum Einsatz kommt. Insgesamt also eine Systemlösung, mit der die deutlich bessere Justage der Disposition mit deutlich geringerem Aufwand erzielt werden konnte.

Beitragsbild: © by Seepex