ERP-Einführung im Mittelstand
Branchenspezifische Add-Ons schaffen zusätzliche Funktionen – Projekte kosten weniger als ein Drittel einer Neuimplementierung
von Götz Andreas Kemmner
Wenn sich in einem Unternehmen Geschäftsprozesse ändern, wird oft der Ruf nach einer neuen Standard-Software laut. Eine Alternative dazu kann die Rekonfiguration des bestehenden Systems oder dessen Funktionsaufwertung über Add-On-Tools darstellen.
Der Umbau unternehmensweiter Standardsoftware (ERP) muss ebenso wie die Erstimplementierung einem strukturieren Vorgehen folgen. Der erste Schritt dabei besteht im Soll-Ist-Abgleich der Anforderungen. Der größte Teil der Anforderungen sollte dabei aus den Organisationsabläufen abgeleitetet werden, die idealerweise bei der ersten Auswahl dokumentiert wurden. Unklare Organisationsabläufe führen zu falschen Anforderungen und damit zu unpassenden ERP-Systemen, die dann ihrerseits die falsche Organisation zementieren.
Die Ablaufanalyse schafft Grundlagen
Wie wichtig die Analyse der Geschäftsabläufe ist, zeigt der Vergleich zweier nordrhein-westfälischer Automobilzulieferer. Beide Konkurrenten fertigein bei ungefähr gleicher Größe von etwa 600 Mitarbeitern vergleichbare Produkte. Während in dem einen Unternehmen die Organisationsablaufe gezielt vereinfacht und von dem eingesetzten ERP-System unterstützt wurden, hatte der zweite Hersteller versucht, die eingefahrenen Abläufe im System nachzubilden. Dies verursachte jährliche Mehrkosten von 500 000 Euro, wie später das Benchmarking zeigte. Fazit: Die Digitalisierung der Abläufe im ERP-System kann nur den Produktivitätsgewinn sichern, den die vorausgehende Optimierung der Organisationsabläufe erzeugt hat.
Auch wenn das zweite Unternehmen nicht bereit war, die eigenen Geschäftsabläufe gezielt zu vereinfachen, wäre es besser gewesen, die Organisation wenigstens an die Vorgaben des ERP-Systems anzupassen. Die maßgeschneiderte Lösung erwies sich als reine Geldverschwendung.
Im zweiten Schritt fällt die Entscheidung, ob eine Rekonfiguration oder seine Aufwertung durch Add-Ons ausreichen, oder eine Neueinführung notwendig ist. Wegen der Vielzahl von Systemen im Markt empfiehlt sich ein datenbankgestütztes Vorgehen, wie es etwa Trovarit (www.matchmaker.de; leider mittlerweile offline [2019]) oder auch Softselect (www.softselect.de) anzubieten. Weil in den Datenbanken sehr viele Kriterien hinterlegt sind, werden solche Auswahlverfahren allerdings recht komplex und eignen sich am ehesten für Unternehmen, die genau wissen, was sie wollen. Beide Anbieter empfehlen daher den begleitenden Einsatz von Consultern. Besteht das vorhandene ERP-System den Vergleichstest, hat es noch Entwicklungspotenzial: Entweder durch kundenspezifische Anpassung oder durch Add-On-Tools von Drittanbietern. Als Faustformel gilt, dass eine Rekonfiguration lediglich ein Drittel der Auswahl und Einführung kostet. Add-Ons sind sogar noch günstiger zu haben.
Eine Systemerweiterung über Zusatzmodule ist nicht nur aus Kostengründen häufig die erste Wahl, sondern auch deshalb, weil in den Add-Ons fundiertes Branchen-Know-how steckt. Ein Beispiel hierfür ist die Dispositionssoftware Diskover, die auf vielen marktgängigen ERP-Systemen aufsetzt. Einer der Pilotanwender ist der Schreibgerätehersteller Montblanc. In Ergänzung zu SAP läuft es dort seit gut 15 Monaten in den Produktbereichen Schreibgeräte und Lederartikel. Mit großem Erfolg: Die Lieferbereitschaft wurde deutlich gesteigert und gleichzeitig die Umlaufbestände reduziert. Bald werden andere Produktbereiche nachziehen.
Aber auch ohne die Funktionserweiterung über Add-Ons kann sich der Umbau eines ERP-Systems rechnen, wie das Beispiel von Orthomol, einem Hersteller von medizinischen Nahrungsergänzungsmitteln zeigt: Das Unternehmen hatte über nicht mehr vertretbare Probleme bei der Unterstützung des Einkaufs, fehlende Produktionsplanung und Steuerung sowie über unzureichende Unterstützung bei der Materialdisposition geklagt. Nach dem Soll-Ist-Vergleich der bestehenden Funktionalitäten und der nicht erfüllten Anforderungen hatten Consulter einen Systemumbau als den ökonomisch am sinnvollsten Weg ermittelt und die Rekonfiguration im Jahr 2000 in Angriff genommen. Mit ihrem inzwischen sehr leistungsfähigen ERP-System konnte Orthomol seinen Umsatz verdreifachen.
