Der Markenhersteller Rollei optimiert seine Bestände mit DISKOVER
Effizientere Ergebnisse bei geringerem Aufwand
Die deutsche Marke Rollei gibt es seit 1920. Sie steht auch heute bei Profi- und Hobby-Fotografen für Qualität. Um im zunehmend harten Online- und Retail-Business bestehen zu können, braucht das Unternehmen jedoch nicht nur exzellente Produkte. Eine perfekt funktionierende Supply Chain ist mindestens genauso wichtig. Aus diesem Grund hat das Unternehmen jüngst sein Dispositionsmanagement optimiert. Heute werden mit geringerem Aufwand bessere Ergebnisse erzielt. Zum Einsatz kommt die Supply Chain Management Software DISKOVER der SCT GmbH.
Die Rollei GmbH & Co.KG ist ein Markenhersteller für Fotografie- und Videoprodukte, der aktuell in mehr als zwanzig europäischen Ländern aktiv ist. Vertrieben werden professionelles Foto-Zubehör – wie hochwertige Stative, Objektivfilter, Kameragurte oder Studioblitze – Actioncams, Dashcams und Überwachungskameras sowie digitale Bilderrahmen und Diafilm-Scanner. Da das Markenversprechen von Rollei Qualität ist, gibt es für alle Produkte auch einen exzellenten Service: Das Rundum-Sorglos-Paket umfasst 24 Monate lang die Möglichkeit, im Schadensfall das Produkt innerhalb kürzester Zeit gegen ein Neugerät auszutauschen.
Vertrieben wird das Produktportfolio sowohl im B2C-Direktgeschäft via Online-Shops als auch über Media Markt, Saturn, Amazon und weitere Händler. Produziert werden Rollei- und Rolleiflex-Produkte über Partnerfirmen. Rollei ist als Markenartikler also fabless aufgestellt und muss dispositiv keine Eigenfertigung berücksichtigen. Die dispositive Aufgabe konzentriert sich auf die Anforderung, die richtige Menge an Ware zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis auf Lager zu haben. Nicht zu viel auf Lager zu haben, ist für Rollei dabei besonders wichtig, da die Preisanforderungen im harten Wettbewerbsumfeld teils sehr dynamisch sind. Zu wenig geht andererseits überhaupt nicht. Sowohl das B2C-Geschäft über Onlineshops als auch das mit Retailern fordern schließlich eine sehr hohe Lieferbereitschaft binnen kürzester Lieferfristen.
Hohe Lieferbereitschaft bei geringsten Beständen
Stets die Balance zwischen geringsten Beständen und bestmöglicher Lieferbereitschaft zu halten war für den Geschäftsführer von Rollei Thomas Güttler bislang nicht optimal gelöst. „Es gab aufgrund der hohen Lieferbereitschaftsanforderungen und fehlender Tools zur automatischen Optimierung der Bestellmengen oft zu hohe Warenbestände,“ erklärt Güttler. Dies, weil bei der Disposition des Optimums komplexe Wirkzusammenhänge berücksichtigt werden müssen, die Rollei bei über 1.000 Artikeln nicht bei jedem Auftragseingang neu über zahlreiche Arbeitsschritte hinweg bewerten konnte.
Die Ermittlung des aktuellen Bedarfs musste immer wieder neu initiiert und über verschiedene Systeme hinweg ermittelt und dann bewertet werden. Zum Einsatz kam eine Makroliste, die Daten aus zwei ERP- und einem Warenwirtschaftssystem gezogen hat. Die Bedarfe wurden für einen Zeitraum der nächsten 90 Tage durch eine einzige Formel berechnet. Die Berechnungen fußten auf den historischen Daten der letzten 90 bis 120 Tage. Das hat grundsätzlich auch funktioniert. Es erforderte aber immer noch eine persönliche Einschätzung, denn das System sagte nicht, welche Mengen bestellt werden sollten. Es zeigte lediglich an, dass Bedarf bestand – basierend auf den vergangenen Verkäufen und eingehendem Lagerbestand. Eine Person musste dann entscheiden, was und wie viel zu bestellen ist. In der Regel wurde zu viel bestellt.
Automatisierung der Bedarfsermittlung
Güttler wünschte sich deshalb ein Dispositionsmanagementsystem, dass täglich den Bedarf mit einem Klick anzeigt und automatisiert Vorschläge erarbeitet, wann wie viel neue Ware wieder ins Lager kommen sollte. Auch war ihm wichtig, dass Absatzprognosen – also auch der kommende Absatz und nicht allein historische Daten – ebenfalls automatisch berücksichtigt werden. Bei den historischen Daten wollte er zudem den Horizont erweitern können, um u.a. saisonale Schwankungen automatisch erkennen zu können. Für die Optimierung des Bestellwesens sollten zudem eine Sammeldisposition möglich werden – also bei Bedarfserkennung auch weitere Produkte eines Lieferanten analysiert werden. Auch Besonderheiten wie Chinese New Year sollten in die Bedarfsermittlung automatisch einfließen. Insgesamt ging es ihm also darum, mit deutlich geringerem Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen. Über einen Ausbau des etablierten Markowesens war dies nicht umsetzbar.
Die Ausgangsituation war also eine Business-IT-Landschaft, die noch ohne Dispositionsmanagementsystem arbeitete, Bestellungen wurden aus zwei Systemen (eines für den B2C-Bereich und eines für das-Retail-Segment) zunächst zusammengeführt und mit Daten des Warenwirtschaftssystems abgeglichen, um Dispoentscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen zu können. Diese Lücke hat Rollei nun mit der Einführung der DISKOVER Software gefüllt.
Eindeutige Regelwerke schaffen Vertrauen
Heute setzt Rollei bei der Absatzprognose und Disposition auf das APS-System DISKOVER aus dem Hause der SCT GmbH. Bedarfe können nun viel einfacher und genauer ermitteln werden. Auch werden Fehler schneller erkannt, weil das System auch Produkte aufzeigt, bei denen zum Beispiel eine Kennzeichnung vergessen wurde. Das hilft Rollei, einfacher Datenleichen und Stammdatenfehler zu entfernen.
„Was jetzt wirklich angenehm ist, ist, dass ich das Vertrauen habe, dass wir uns auf das System verlassen können; wir überprüfen es nicht mehr, wir verlassen uns darauf. Und wenn das System ein Produkt zu bestellen vergisst, liegt es nicht an ihm, sondern an einem Fehler in den Stammdaten,“ fasst Güttler einen Nutzen der automatisierten Dispositionsvorschläge von DISKOVER zusammen. Großes Vertrauen schaffen dabei die transparenten Dispositionsparameter, Regelwerke und Simulationswerkzeuge, die entsprechend belastbare Berechnungsgrundlagen bieten.
Ausnahmen bestätigen die Regel
Das gesamte Regelwerk des neuen Supply Chain Management Software-Systems kann zudem sehr individuell auf die Strategien der Anwender angepasst werden. Topseller disponiert Rollei beispielsweise so, dass sie niemals Out-of-Stock geraten. Hierzu wird der erforderliche Mindestlagerbestand ermittelt, der immer vorhanden sein sollte, um plötzliche Aufträge stets erfüllen zu können. Viel Aufwand in die individuelle Auslegung des Systems musste jedoch nicht gesteckt werden. Wesentliche Aufgaben im Rahmen der Einführung war vielmehr die Überprüfung und Optimierung der bisher verfügbaren Stammdaten der beiden ERP-Systeme und des Warenwirtschaftssystems sowie die Einstellung von APS-Parameter auf die geforderten Ziele. Das Projekt zur Einführung des neuen APS-Systems konnte deshalb binnen rund 4 Monaten abgeschlossen werden, wobei die Weihnachtszeit noch abgezogen werden muss.
„Die Zusammenarbeit mit den Experten von SCT sowie Abels & Kemmner war sehr ziel- und lösungsorientiert und sehr angenehm. Ich bin jedoch überzeugt, dass DISKOVER uns zu unserem Ziel führen wird, unsere Lagergröße insgesamt zu reduzieren und eine viel bessere Produktverfügbarkeit zu haben, was unseren Umsatz und unsere Margen erhöhen wird. Wenn das erreicht ist, ist das Investment jeden Cent wert,“ ist sich Güttler sicher.
Alles kann, nichts muss
Rollei nutzt nach eigener Einschätzung übrigens nur rund 30% dessen, was das APS-System kann. Auch sind rund tausend aktive Artikel, die es zu disponieren gilt, nicht viele. Das Unternehmen sieht deshalb auch nicht die Notwendigkeit, alle Details und Facetten des Systems ausreizen zu müssen. Dennoch profitiert Rollei von dem reichen Funktionsumfang der DISKOVER-Software. Viele individuellen Anforderungen von Anwendern können ohne Programmieraufwand im System erfüllt werden und jeder kann das nutzen, was er braucht. „Schön ist beispielsweise, dass man ein neues Produkt mit einem vergleichbaren Modell verknüpfen kann, um dann auch wieder historische Daten zur Disposition heranziehen zu können, was sehr angenehm ist und die Treffsicherheit erhöht.“
Aus dem vollen Funktionsumfang eines leistungsfähigen Supply Chain Management Software-System zu schöpfen ist also auch für weniger komplex aufgestellte Unternehmen von Vorteil. Schlussendlich gilt es ja, mit möglichst geringem Aufwand das beste Ergebnis zu erzielen. Mit DISKOVER ist dies möglich und der Anwendungsfall bei Rollei zeigt, dass auch Fabless-Unternehmen mit lediglich rund 1.000 aktiven Produkten davon profitieren können.
Ab wann rechnet sich eine Supply Chain Management-Software?
Die Amortisationsfrage bei der Anschaffung von diesen Systemen hängt sicherlich von vielen Faktoren ab und der Funktionsumfang und Komfort kann je nach System variieren. Grundlegende Entscheidungsfaktoren sind jedoch vor allem:
Anzahl der Artikel
Komplexität muss beherrschbar bleiben. Je mehr Stock-Keeping Units ein Unternehmen hat, desto eher lohnt sich der Einsatz eines APS-Systems.
Mehrere Wertschöpfungsstufen
Auch die Komplexität bei produzierenden Unternehmen ist ein Grund, auf APS-Systeme zu setzen, weil bei mehreren Wertschöpfungsstufen für ein Endprodukt auch Sekundärbedarfe entstehen, die es ebenfalls zu disponieren gilt. Eine integrierte Planung reduziert die Komplexität.
Historische Daten und Absatzprognosen
Die Berücksichtigung von Absatzprognosen erhöht die Komplexität des Bedarfsermittlungsaufwands, wenn man nicht nur auf Basis historischer Abverkaufszahlen disponieren will. Je agiler das System ist, desto präziser ist der Bedarfsplan.
Regelwerke und Simulationen
Mit steigenden Erwartungen an die Erzielung von Einsparpotenzialen durch die Senkung der Lagerbestände werden die Dispoparameter, Regelwerke und Simulationsanforderungen komplexer. Sie sind nur bei Supply Chain Management Software-Systemen verfügbar.
Automatisierung
Zeit ist Geld und Ressourcen sind knapp. Disponenten konzentrieren sich besser auf die Problemfälle der Beschaffung, als selbst zahlreiche Auswertungen in Excel-Tabellen umzusetzen. Ein APS-System, das Bedarfe automatisiert ermittelt, kann Disponenten bei der täglichen Arbeit immens entlasten.
Belastbare Daten
Ohne Standardisierung der Disposition gewinnt das niemals unfehlbare Bauchgefühl der Entscheider überhand. Belastbare und jederzeit konsistente Entscheidungen schaffen nur transparente Regelwerke. Ausnahmeregelungen müssen ebenfalls Regelwerken folgen.
Leistungsfähigkeit bestehender Business-IT
Kommen klassische ERP- und Warenwirtschaftssysteme an ihre Grenzen, werden Supply Chain Management Software-Systeme oft als Add-On-Tool zur Bestandssimulation und Ermittlung der Planbedarfe eingesetzt. Generell haben ERP- und Warenwirtschaftssysteme niemals den gesamten Funktionsbaukasten eines solch leistungsfähigen Systems. Entsprechend sind die Unschärfen und damit Lieferbereitschaft und Bestandsniveau.
All diese Faktoren gilt es bei der Entscheidung für oder gegen ein leistungsfähiges Dispositionsmanagementsystems abzuwägen. Hinzu kommt die Frage: Welches Potenzial habe ich überhaupt, bei hoher Lieferbereitschaft meine Bestände zu senken, denn schlussendlich setzt die Senkung eines Lagerbestands um 20% (Pareto-Prinzip) enorme Kapitalreserven frei und spart zudem auch zahlreiche Kosten wie die der Lagerverwaltung, Versicherung oder auch Zinsen für Fremdkapital. Diese Frage können Unternehmen durch Potenzialanalysen von Unternehmensberatung klären lassen, wie sie beispielsweise die Abels & Kemmner anbietet.
Supply Chain Management Software-Systeme können auch bei wenigen SKUs interessant sein
Bei Rollei bedurfte es keiner Potenzialanalyse, da Güttler es bereits selbst erkannt hatte. Auch sind nur 1.000 Produkte zu disponieren und es geht lediglich um Bedarfe für das Bestellwesen, da das Unternehmen fabless agiert. Dennoch ist der Einsatz der DISKOVER Software für Rollei lohnend, denn alle weiteren o.g. Faktoren sowie die vom Kunden selbst bereits wahrgenommenen Überbestände sprechen für den Einsatz eines solchen Systems. Zahlreiche ergänzende Tools wie beispielsweise ein bedarfsgerecht konfigurierbares Berichtswesen können zudem die tägliche Arbeit erleichtern, sodass insgesamt mit geringerem Aufwand nachhaltig bessere Ergebnisse erzielt werden. Es bleibt abzuwarten, wie Rollei die Erfolgsbilanz bezüglich der Bestandsenkung nach einem Jahr abschließend bewertet. Wenn sie sich jedoch einstellt, – wovon Güttler ausgeht – wird Rollei einen Benchmark für jedes kleine und mittelständische Unternehmen aufstellen. Es gibt schließlich nur wenige Hersteller und Händler, die weniger als 1.000 SKUs haben. Rollei ist mit seinen Systemen für B2B und B2C zwar ein Sonderfall. Die Übernahme der Daten aus dem einen System in das andere hätte aber auch nicht den gewünschten Effekt erzielt.
Die ursprüngliche Rollei 35 kam 1966 auf den Markt und war damals die kleinste 35-mm-Filmkamera. Sie ist auch heute noch eine der kleinsten, die je hergestellt wurden. Das neuste Modell hat einen deutlich höheren Funktionsumfang adressiert vor allem Analogbild-Enthusiasten.
„Ich habe das Vertrauen, dass wir uns auf DISKOVER verlassen können; ich habe noch keinen Bestellvorschlag geändert. Das ist sehr angenehm.“ Thomas Güttler, Geschäftsführer bei Rollei
Das Einsparpotenzial liegt nicht nur in den Beständen selbst. Auch die Kosten der Lagerhaltung sind hinzuzurechnen.
* Die Autoren behalten sich vor, diesen Text ggf. auf der unternehmenseigenen Webseite oder in weiteren, nicht konkurrierenden Publikationen oder in anderen Sprachen zu veröffentlichen. Eine parallele Zweitplatzierung im direkten Wettbewerbsumfeld wird jedoch ausgeschlossen. Alternative Absprachen sind bei Bedarf jederzeit möglich.
Autoren:
Thomas Güttler, Geschäftsführer bei Rollei
Tobias Brasch M.A., Seniorberater bei Abels & Kemmner
