S&OP endet häufig bei der Verkaufsprognose – was fehlt?

Als Einleitung für diesen Artikel habe ich ChatGPT gefragt, was man unter S&OP versteht:

„Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein unverzichtbares Instrument für moderne Unternehmen, um ihre betrieblichen Prozesse und ihre strategische Ausrichtung zu optimieren. Es fördert die Integration und Abstimmung zwischen Vertrieb, Produktion und anderen Unternehmensbereichen, was letztlich zu einer besseren Kundenzufriedenheit und gesteigerten wirtschaftlichen Effizienz führt. Erfolgreich implementiert, hilft S&OP Unternehmen, sich in einem zunehmend komplexen und wettbewerbsintensiven Marktumfeld zu behaupten und ihre Ressourcen optimal einzusetzen.“ (Zitatende)

Diese Aussage kann man sofort unterschreiben. Aber in der Praxis funktionieren die S&OP Prozesse nicht so elegant und smart, wie die KI uns das vorgaukelt.

Gerade die letzten Krisenjahre haben gezeigt, welche Bedeutung ein funktionierender S&OP-Prozess für die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen hat. Es war wichtig, schnell auf die Marktveränderungen reagieren zu können und über eine durchgängige Planung die Produktion und Beschaffung zu drosseln oder zu steigern. Unternehmen, die über keinen durchgängigen S&OP Prozess verfügten, taten sich schwer, kurzfristige Entscheidungen zu treffen und diese in kurzer Zeit umzusetzen. Sie verloren viel Zeit und damit viel Geld.

Bei dem Großteil der Unternehmen liegt das Hauptaugenmerk des S&OP auf der Absatzplanung, also dem Sales Planning, während das Operations Planning vernachlässigt wird. Dies hat viele Gründe:

1. Die notwendigen Daten bezüglich Ressourcen und Prozesse sind nicht vorhanden oder von schlechter Datenqualität.

2. Die Systemunterstützung des Operations Planning ist, wenn überhaupt, nur rudimentär ausgeprägt. ERP-Systeme liefern maximal die erforderlichen Daten, funktional haben sie nicht viel zu bieten.

3. Es gibt kaum qualifiziertes Personal, das den Anforderungen des Operations Planning gewachsen ist.

Ohne ein integriertes Operations Planning kann man nicht beurteilen, ob die Ergebnisse des Sales Planning realisierbar sind oder nicht. Dabei reicht es nicht aus, den Blick auf die Produktionskapazitäten zu werfen und Engpässe zu beseitigen oder auf Überkapazitäten zu reagieren. Es ist genauso wichtig, die Auswirkungen auf die Logistik und das Personalmanagement zu prüfen. Sind ausreichende Lagerkapazitäten verfügbar, um z.B. vorproduziertes Material zu lagern? Ist ausreichend Personal für das Handling des Materialflusses verfügbar? Ist es möglich, das notwendige Material bei den Lieferanten rechtzeitig zu beschaffen?

Bei der Kapazitätsanalyse der benötigten Produktionsmittel identifiziert man Engpasssituationen, die nach Möglichkeit zu beseitigen sind. Dies gelingt durch Erhöhung des Kapazitätsangebots, z.B. durch Hinzunahme von zusätzlichen Schichten, durch Beschaffung weiterer Produktionsmittel oder Ausweichen auf externe Kapazitäten. Eine weitere Methode ist der Kapazitätsabgleich. Dabei nutzt man Überkapazitäten in Zeiten geringer Nachfrage und produziert Baugruppen und Produkte vor. Einige unserer Kunden mit stark saisonalem Geschäft ziehen Ihre Produktion um bis zu 8 Monate vor, um zur Hochsaison liefern zu können.

Durch dieses Vorziehen der Produktion ergeben sich weitere Maßnahmen, die ergriffen werden müssen. Zum einen muss das Produktionsmaterial früher beschafft werden, um überhaupt produzieren zu können. Es ist also genau zu ermitteln, welche Materialien wann benötigt werden, um diese mit den Lieferanten abzustimmen und zu verhandeln. Hier hilft ein gutes S&OP System, diese Mehrmengen zu identifizieren und für die weiteren Schritte datentechnisch bereitzustellen.

Ein weiterer Punkt, der unbedingt zu beachten ist, ist die Analyse der Lagerkapazitäten. Die vorproduzierten Produkte und Komponenten benötigen natürlich entsprechenden Lagerplatz. Auch hier kann ein gutes System unterstützen und Engpässe identifizieren. Reicht das Lagerplatzangebot nicht aus, muss man sich rechtzeitig um externe Lagerkapazitäten kümmern oder bestehende Läger ausbauen.

Falls Sie der Meinung sind, dass ein S&OP-Prozess ausschließlich mit Manpower und Excel-Tabellen effizient gesteuert werden kann, lade ich Sie ein, diese Annahme zu hinterfragen – ich stehe Ihnen gerne für einen Austausch zu diesem wichtigen Thema zur Verfügung!