Werkzeuge zur Optimierung und Pflege von ERP-Dispositionsparametern

Von Dr. Götz-Andreas Kemmner

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Materialdisposition einerseits die geforderte Lieferbereitschaft der Materialien sicherstellt, andererseits die Bestände so niedrig wie möglich hält und darüber hinaus noch rationeller arbeitet?

Diese Aufgabe lässt sich bei Artikelstämmen, die selten unter einigen tausend Artikeln liegen, nicht mehr allein durch die Erfahrung der Disponenten oder durch grobe Einstellungen des ERP-Systems lösen, sondern erfordert eine differenzierte und kontinuierliche Optimierung der einzelnen Prognose-, Planungs- und Dispositionsparameter, kurz „Dispo-Parameter“ genannt. Da je nach ERP-System ca. 30 bis 130 dieser Parameter artikelspezifisch zu setzen sind, ist deren Einstellung, die von der Berücksichtigung zahlreicher unternehmensspezifischer Einflussgrößen und Interdependenzen abhängt, nicht mehr ohne Expertenwissen und mathematisch exakte Simulationen zu bewältigen. Deshalb benötigt der Disponent passende Dienstleister und Tools, die dafür sorgen, dass die artikelspezifisch optimalen Dispositionsparameter und logistischen Stammdaten ermittelt werden, eingepflegt werden und wirken. Nur so gelangt die Disposition zu optimalen Ergebnissen.

Das Stetige ist die Veränderung

Leider genügt es jedoch nicht, die Parameter und Stammdaten einmalig zu ermitteln und einzupflegen. Verändern sich die Eigenschaften eines Artikels, wie dies bei mindestens 10% der Artikel monatlich der Fall ist, so müssen die Dispositionsparameter und logistischen Stammdaten dieses Artikels nachgepflegt werden. Aufgrund knapper Zeitressourcen im normalen Planungs- und Dispositionsgeschäft und des extrem großen Datenpflegeaufwands, unterbleibt es oft, alle Artikel auf veränderte Eigenschaften zu überprüfen und zahlreiche Parameter entsprechend einer Entscheidungstabelle nachzupflegen. Dadurch entstehen beträchtliche jährliche Kosten, die sich in überhöhten Beständen, schlechter Lieferbereitschaft, hohen Abschreibungen und Verschrottungskosten niederschlagen. Aus diesem Grund sollten die Parameter und Daten von Softwaretools automatisch im ERP-System artikelspezifisch aktualisiert werden; dies mindestens monatlich, um stets auf die aktuellsten Marktentwicklungen reagieren zu können.

Passende Softwaretools (DPO-Tools) liefert Abels & Kemmner bedarfsgerecht mit unterschiedlichem Leistungsumfang (siehe Grafik). Kernelement all dieser Lösungen ist eine komplexe Entscheidungstabelle, die zuvor unternehmensspezifisch erarbeitet werden muß. Die Entscheidungstabelle legt fest, wie die im ERP-System zur Verfügung stehenden Prognose-, Planungs- und Dispositionsparameter artikelspezifisch optimal eingestellt werden müssen. Dies hängt von zahlreichen Einflussgrößen ab: Dazu gehören beispielsweise die ABC-Klasse (Bedeutung) eines Artikels, die XYZ-Klasse (Regelmäßigkeit der Nachfrage), die STU-Klasse (Anzahl der Bedarfsverursacher), die ELA-Klasse (Lebenszyklusphase), Beschaffungsart, Materialart, Lieferstrategie und eine ganze Reihe weiterer, unternehmensspezifischer Einflussgrößen. Schon hier ist zu erkennen, dass das Nachjustieren der einzelnen Parameter, wie beispielsweise des „Sicherheitsbestands“, kaum als Einzelentscheidung gefällt werden kann. Aus diesem Grund sind passende dynamische Simulationen des ERP-Systemverhaltens zwingend erforderlich, um fundierte Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Die Ergebnisse dieser Simulationen werden in einer umfangreichen Entscheidungstabelle zusammengestellt, mit Hilfe derer die Parametereinstellungen im ERP-System regelmäßig artikelspezifisch nachgestellt werden müssen. Von Hand ist diese Aufgabe nicht zu bewältigen. Deshalb bieten alle DPO-Tools von Abels & Kemmner entsprechend automatisierte Aktualisierungsfunktionen für das jeweilige ERP-System. Wie unterscheiden sich aber diese unterschiedlichen Lösungen?

Ein wesentliches Unterscheidungskriterium ist die laufende Optimierung der Entscheidungstabellen (vgl. Abb.). Die A&K-Dispo-Toolbox ist statisch ausgelegt und sichert die Dispositionsparameter-Optimierung auf dem jeweils zum Abschluss eines Projekts festgelegten Niveau, was für kleinere Projekte sowie als Einstiegslösung hinreichend ist. Eine Aktualisierung der Entscheidungstabellen selbst erfolgt dabei manuell und ggfs. auf Basis neu aufzusetzender Simulationen, beispielsweise im jährlichen Rhythmus.

Das Softwaremodul DISKOVER-DTB geht weiter, denn es stellt nicht nur die Dispo-Parameter nach, sondern optimiert auch die Entscheidungstabellen durch regelmäßige Simulationen selbständig und regelmäßig. Damit ist der Einsatz dieses Moduls vor allem bei größeren Unternehmen bzw. bei Unternehmen mit sich dynamisch verändernden Prozessen und schnellen Innovationszyklen zu empfehlen. Beide Tools arbeiten als Add-On-Systeme zum ERP-System und kommunizieren mit SAP-Systemen problemlos über RFCs (Remote Function Calls).

Mit dem SAP-zertifizierten G.I.B Dispo-Cockpit aus dem Hause unserer Partnerfirma G.I.B mbH, stellt Abels & Kemmner auch eine in SAP voll-integrierte Lösung zur Verfügung. Neben der Möglichkeit, die in Optimierungsprojekten erarbeiteten Entscheidungstabellen hier zu hinterlegen und damit die Dispositionsparameter automatisch nachzustellen, bietet das Dispo-Cockpit Controlling verschiedene Controllingfunktionen, die nahtlos in SAP integriert sind und für einen enormen Anstieg von Transparenz auf der Kennzahlenebene sorgen.

Die A&K-Dispo-Toolbox: Ein einfaches Tool mit umfassendem Mehrwert

Die A&K-Dispo-Toolbox stellen wir Kunden im Rahmen der Projektarbeit zur Verfügung. Das System rechnet regelmäßig die Einflussgrößen nach und stellt die Dispositionsparameter im ERP-System entsprechend der Entscheidungstabelle ein. Damit ist die A&K-Dispo-Toolbox eine äußerst flexible Lösung zur Pflege der Dispositionsparameter. Sie wird im Rahmen von Supply-Chain Optimierungsprozessen zur nachhaltigen Senkung der Bestände bei gleichzeitiger Steigerung der Lieferbereitschaft eingesetzt. Zu hohe Auftrags- bzw. Bestellmengen, zu frühe Auslösung der Bestellungen bzw. Fertigungsaufträge, unnötiger Aufbau von Sicherheiten in Form von Beständen und Lieferzeiten gehören genauso der Vergangenheit an wie unzureichende Lieferbereitschaft.

Die A&K-Dispo-Toolbox ermöglicht es, die Dispositionsentscheidungen zu optimieren, indem sie die Kommunikation fördert.

DISKOVER-DTB: Mächtiges Tool mit integrierter Nachhaltigkeit

DISKOVER-DTB ist im Vergleich zur AK-Dispo-Toolbox eine noch deutlich leistungsfähigere Lösung, die weit über die Möglichkeiten der AK-Dispo-Toolbox hinausgeht. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die einmal erarbeiteten Entscheidungstabellen in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren, um sich den verändernden Erfordernissen des Marktes und des Wettbewerbs anpassen zu können. Das Softwaremodul führt hierzu im Hintergrund regelmäßig Simulationen durch. Aus den Ergebnissen dieser Simulationen leitet es einerseits Vorschläge zur Optimierung der bestehenden Entscheidungstabellen ab und stellt andererseits bestimmte Parameter und logistische Stammdaten in der Entscheidungstabelle automatisch neu ein. Zusätzlich bietet Abels & Kemmner ein automatisches Monitoring der Parametereinstellungen an. Dieses Experten-Monitoring sichert die automatische Verfügbarkeit des Experten-Rats, der immer dann erforderlich ist, wenn das Gesamtsystem aufgrund von unterschiedlichsten Rahmenbedingungen einmal Gefahr laufen sollte, aus dem Ruder zu laufen. DISKOVER-DTB überträgt die relevanten Daten automatisch an ein Monitoringtool von Abels & Kemmner. Dieses wirft bei gewissen Parameterkonstellationen eine automatische Warnmeldung aus. Tritt dieser Fall ein, setzt sich der Supervisor von Abels & Kemmner mit dem System-Verantwortlichen in Verbindung und gibt entsprechende Handlungsempfehlungen. Diese reichen je nach Datenlage vom einfachen Tipp an den Disponenten bis hin zu Empfehlungen für Schulung oder weitere Optimierungsmaßnahmen. Sichergestellt wird dadurch die Nachhaltigkeit der Optimierungsmaßnahmen, denn jedes System ist nur so gut wie sein Anwender und selbst Formel-1 Rennfahrer haben stets online Kontakt zum Boxen-Team.

G.I.B – Dispo-Cockpit– volle Integration in SAP

Das Dispo-Cockpit erleichtert die Dispositionsarbeit für Anwender, die bei der Materialdisposition mit dem „Sammeleinstieg“ von SAP arbeiten. Alle wesentlichen Informationen werden auf einem Bildschirm zusammengezogen und graphisch visualisiert. Wichtig für die Optimierung der Dispositionsparameter: Das Dispo-Cockpit bietet über die bereits in SAP verfügbaren Verfahren hinaus die Möglichkeit, in Abhängigkeit von ABC- und XYZ-Kriterien für ein Artikel-Portfolio die gewünschten Dispositionsparameter zu hinterlegen und diese automatisch dem zugehörigen Artikelspektrum zuzuordnen. Über einen integrierten Formelgenerator können auch beliebige weitere Entscheidungsparameter und -tabellen eingepflegt werden. Erarbeitete Entscheidungstabellen für die optimale Einstellung von Dispo-Parametern können somit abgebildet und gepflegt werden. An dieser Stelle zeigt sich, dass den Entscheidungstabellen in allen drei Lösungen eine essentielle Funktion beizumessen ist. Das Besondere am Dispo-Cockpit: Es ist voll in SAP integriert, ohne Eingriffe in den Standard.

Potenziale nutzen

Für welche Lösung man sich entscheidet, hängt letztlich von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Ohne Entscheidungstabellen-Funktionen sollte man jedoch heute nicht mehr agieren, denn in den Planungs- und Dispositionsprozessen der Unternehmen steckt einer der größten Ertragshebel, der bisher nur von wenigen Unternehmen erkannt und effizient genutzt wird: In Planung und Disposition werden täglich Entscheidungen getroffen, deren finanzielle Auswirkungen häufig größer sind, als der finanzielle Entscheidungsspielraum vieler Vorstände oder Geschäftsführer. Dieses Potenzial sollten Sie auf jeden Fall optimal nutzen und die Risiken maximal reduzieren. Hierzu müssen alle Interdependenzen berücksichtigt werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei.